大人数の研修や商談で、「あの人は本当に参加していたか」を後から確認したい――そんなときに役立つのが、参加者リストのダウンロード機能です。今回は、その取得方法を解説します。
この記事でわかること
- 会議中に参加者リストをダウンロードする方法
- 会議終了後に出席レポートを確認する方法
- 出席レポートで分かる内容
- 出欠確認を行う際の注意点
結論から言うと、参加者の一覧は会議中にCSVファイルとしてダウンロードでき、さらに会議終了後には、より詳細な「出席レポート」を別途確認することもできます。
1. 会議中に参加者リストをダウンロードする手順
- 会議中に「参加者を表示」を選ぶ
- 参加者一覧が表示されたら、「参加者リストをダウンロード」を選ぶ
- CSVファイルとしてダウンロードされる
この方法は、会議の主催者のみが行えます。
2. 会議終了後に出席レポートを確認する方法
会議中にダウンロードし忘れても心配いりません。会議終了後、招待の詳細画面から「出席」タブを開くことで、出席レポートとエンゲージメントレポートを確認・ダウンロードできます。
- Teamsのカレンダーから、対象の会議を開く
- 「出席」タブを選ぶ
- 出席レポートを確認・ダウンロードする
3. 出席レポートで分かる内容
出席レポートには、次のような情報が含まれます。
- 参加者の氏名・メールアドレス
- 参加時刻・退出時刻
- 会議への参加時間の合計
誰が何分参加していたかまで分かるため、単純な参加・不参加の確認だけでなく、途中退席の有無なども把握できます。
4. 大規模な研修・イベントでの活用例
数百名規模の社内研修などでは、一人ひとりの参加を目視で確認するのは現実的ではありません。出席レポートを活用すれば、誰が参加し、どれくらいの時間参加していたかを、まとめて確認できます。研修の受講記録として保管しておく用途にも向いています。
5. チャットでの点呼という代替手段
小規模な会議であれば、レポート機能を使わずに、会議チャットで「参加者は名前を書き込んでください」と呼びかける、簡易的な点呼の方法も使われています。厳密な記録が不要な社内の定例会議などでは、この方法でも十分な場合があります。
6. 出席レポートが表示されない場合
出席レポートが表示されない、またはダウンロードできない場合は、次を確認しましょう。
- 自分が会議の主催者になっているか
- 組織の設定で、出席レポート機能自体が制限されていないか
主催者でない場合は、主催者に依頼してレポートを共有してもらう必要があります。
7. 出欠確認を行う際に気をつけたいこと
出席時間の記録は、評価や管理の目的で使われることもありますが、通信環境の不調で一時的に接続が切れていた、といった事情もあり得ます。単純な参加時間の数字だけで判断せず、必要に応じて本人に状況を確認することも大切です。
8. 記録の保存と取り扱いについて
出席レポートには、参加者の氏名やメールアドレスといった個人情報が含まれます。ダウンロードしたファイルは、他の人事記録などと同様に、適切な範囲でのみ共有し、不要になったら整理する習慣をつけましょう。
まとめ
- 参加者リストは、会議中に「参加者を表示」からCSVでダウンロードできる
- 会議終了後は、「出席」タブから詳細な出席レポートを確認できる
- 出席レポートには、参加・退出時刻や合計参加時間も含まれる
- 個人情報を含むため、記録の取り扱いには注意が必要
よくある質問（FAQ）
Q. 共同主催者もレポートをダウンロードできますか？
環境によって異なりますが、共同主催者にも権限が付与されている場合があります。
Q. 定例のオンライン授業でも同じ方法が使えますか？
はい、教育機関での出欠管理にも同様の機能が活用されています。
Q. 出席レポートは、どのくらいの期間保存されますか？
組織の設定によって異なるため、長期保存が必要な場合は、早めにダウンロードして別途保管しておくことをおすすめします。
