チャネルへの投稿を毎回手動でOutlookに転送したり、簡単な承認のためだけにメールをやり取りしたりするのが面倒――そんな定型作業を自動化できるのが、Teamsの「Workflows」アプリです。今回は、その使い方を解説します。
この記事でわかること
- Workflowsアプリとは何か
- アプリを追加する手順
- テンプレートを使ったフローの作り方
- 活用できる場面の例
結論から言うと、WorkflowsはPower Automateを基盤とした自動化アプリで、プログラミングの知識がなくても、テンプレートを選んでパラメーターを設定するだけで、承認・通知・自動投稿といった定型業務を自動化できます。
1. Workflowsアプリを追加する手順
- Teamsの左側メニューから「その他のアプリを表示」を選ぶ
- 検索欄に「ワークフロー」と入力する
- 表示された「Workflows」を選び、「追加」を選ぶ
これで、チームやチャネルからWorkflowsを呼び出せるようになります。
2. テンプレートからフローを作る手順
- Workflowsのホーム画面、またはテンプレートページを開く
- 「承認」「通知」「ボタン」などのカテゴリから、目的に合ったテンプレートを選ぶ
- フローに名前を付ける
- 関連するアプリやサービスにサインインする
- 必要なパラメーターを設定して、フローを追加する
最初に試す場合は、「Webhookリクエストを受信したときにチャネルへメッセージを投稿する」といった、シンプルなテンプレートから始めるとよいでしょう。
3. どんなテンプレートがあるか
用意されているテンプレートには、大きく分けて次のような種類があります。
- 承認系：申請内容を関係者に自動で送り、承認・却下の記録を残す
- 通知系：特定の条件が発生したときに、チャネルへ自動でメッセージを投稿する
- ボタン系：チャネル内にボタンを設置し、押すだけで定型の処理を実行する
4. 活用例：チャネル投稿をOutlookに自動通知する
たとえば、重要なお知らせを投稿したチャネルの内容を、自動的にOutlookへメール通知するフローを作ることができます。チャネルを見逃しがちなメンバーがいる場合に、情報の見逃しを防ぐ工夫として活用できます。
5. 活用例：簡易的な承認フローを作る
経費申請や休暇申請など、簡単な承認作業であれば、承認アプリと組み合わせたワークフローで対応できます。申請者がボタンを押すと、承認者にメッセージが届き、承認・却下の結果が記録される、という流れを作れます。
6. Power Automateとの関係
WorkflowsアプリはPower Automateを基盤としているため、より複雑な条件分岐や、Teams以外のサービスとの連携が必要な場合は、Power Automate側で本格的なフローを作成し、それをTeamsから呼び出す形で活用することもできます。まずはWorkflowsの手軽なテンプレートで試し、必要に応じてPower Automateへ発展させるという使い方がおすすめです。
7. 利用する際の注意点
自動化は便利な反面、設定を誤ると意図しない通知が大量に届いたり、重要な情報が想定外の相手に共有されたりする可能性があります。特に外部のサービスと連携するフローを作る際は、テスト環境や少人数のチャネルで動作を確認してから、本番運用に切り替えることをおすすめします。
8. 権限や利用条件について
Workflowsアプリの利用や、一部のテンプレートの実行には、組織の管理者設定や、連携先サービスのライセンスが影響する場合があります。うまく動作しない場合は、情報システム部門に、利用可能なテンプレートの範囲を確認してみましょう。
まとめ
- WorkflowsはPower Automateを基盤とした、プログラミング不要の自動化アプリ
- テンプレートを選んでパラメーターを設定するだけでフローを作れる
- 承認・通知・自動投稿など、日常業務の定型作業に活用できる
- 複雑な自動化が必要な場合は、Power Automate本体との連携も検討する
よくある質問（FAQ）
Q. 作成したフローは、後から編集できますか？
はい、一度作成したフローも、設定内容を後から編集できます。
Q. 無料で使えますか？
基本的なテンプレートは追加のライセンスなしで利用できる場合がありますが、高度な機能には別途ライセンスが必要になることがあります。
Q. フローが正しく動作しているか確認する方法はありますか？
Power Automate側の管理画面から、フローの実行履歴やエラーの有無を確認できます。
