会議の途中で「この資料、Aさんの画面で見せてもらった方が早い」という場面で、なぜか画面共有ボタンが押せない――そんな経験はありませんか。今回は、主催者以外が画面共有を行うための権限設定を解説します。
この記事でわかること
- 「発表者」と「出席者」の違い
- 参加者に画面共有権限を与える方法
- 逆に画面共有を制限したい場合の設定
- 事前に設定しておく方法
結論から言うと、Teamsの会議には「発表者」と「出席者」という役割があり、画面共有やレコーディングができるのは「発表者」のみです。既定では参加者全員が発表者として扱われますが、この権限は会議中でも事前でも変更できます。
1. 参加者に画面共有権限を与える手順
会議中に、特定の参加者へ画面共有の権限を与えたい場合は、次の手順で行います。
- 参加者一覧を開く
- 権限を与えたい人の名前の横にある「…」を選ぶ
- 「発表者にする」を選ぶ
これで、その参加者も画面共有ができるようになります。
2. 画面共有を制限したい場合の設定
逆に、特定の参加者に画面共有をさせたくない場合は、その人を「出席者」に変更します。
- 参加者一覧を開く
- 制限したい人の名前の横にある「…」を選ぶ
- 「出席者にする」を選ぶ
3. 会議前にあらかじめ設定しておく方法
大人数の会議や、社外の人が参加する会議では、あらかじめ発表者の範囲を絞っておくと安心です。
- 会議の詳細画面から「その他」を選ぶ
- 「設定」を開く
- 「会議のオプション」から「ロール」を選ぶ
- 「発表者となるユーザー」を、「全員」から「主催者と共同主催者のみ」などに変更する
- 保存する
社外の人を含む会議では、意図しない画面共有によるトラブルを防ぐため、この事前設定が特に有効です。
4. 既定の設定は組織によって異なる
組織によっては、セキュリティ上の理由から、既定の発表者設定があらかじめ制限されている場合があります。「全員が発表者」になっていないと感じた場合は、組織のポリシーによるものである可能性があります。
5. 外部ユーザーとの会議での注意点
社外の参加者を含む会議では、画面共有の権限に関する制限が、通常の社内会議とは異なる形で適用されることがあります。外部ユーザーがどうしても画面共有できない場合は、主催者側の設定で明示的に許可する必要があります。
6. 共同主催者を活用する
大人数の会議を1人で運営するのが大変な場合は、信頼できるメンバーを「共同主催者」に指定しておくと、その人にも発表者の権限管理などを任せられます。
7. 権限変更が反映されない場合
権限を変更したのに反映されない場合は、次を確認しましょう。
- 参加者側で、Teamsアプリの再起動が必要な場合がある
- ネットワークの遅延で、変更がすぐに反映されないことがある
少し時間を置いてから、あらためて確認してみましょう。
8. 教育現場や研修での活用例
大学の講義や社内研修など、多数の参加者がいる場面では、基本的に発表者を講師・進行役だけに絞り、必要なタイミングでだけ特定の参加者に発表者権限を与える、という運用がよく行われています。
まとめ
- 画面共有ができるのは「発表者」のみで、既定では参加者全員が発表者になっている
- 会議中に「発表者にする」「出席者にする」で権限を切り替えられる
- 事前に「会議のオプション」から、発表者の範囲を絞っておくこともできる
- 組織の設定や、社外ユーザーを含む会議では、挙動が異なる場合がある
よくある質問（FAQ）
Q. 出席者に変更されると、チャットもできなくなりますか？
いいえ、出席者に変更されても、チャットへの参加は通常通り可能です。制限されるのは画面共有やレコーディングなどの操作です。
Q. 主催者が退出した場合、共同主催者は発表者の設定を変更できますか？
はい、共同主催者には主催者に近い権限が与えられているため、設定の変更が可能です。
Q. 一度出席者にした人を、再度発表者に戻すことはできますか？
はい、同じ手順でいつでも切り替えられます。
