「あの瞬間、手が震えました――大切な顧客からの電話と進行中の会議が同時に押し寄せたとき」
慌ててスマホを握りしめた経験、ありませんか？ ビジネスシーンで複数のタスクが重なった時、たった1つの操作で状況をコントロールできる機能があるのをご存知でしょうか。
通話中に急用が発生しても、画面上部の[保留]ボタンをタップするだけで即座に一時停止が可能。再開時は同じボタンを押すだけのシンプル設計で、複雑な操作は一切不要です。
ただし注意点も。スケジュールされた公式な打ち合わせではこのオプションが非表示になる場合があります。機能を使いこなすには、状況に応じた適切な判断が鍵となります。*画像はイメージです。
この記事でわかること
- ビジネス効率化に役立つ基本操作の流れ
- 緊急時に役立つ即時対応テクニック
- スケジュール済み会議での注意点
- 操作画面の具体的なナビゲーション方法
- 業務フロー改善の実践的ヒント
次章では、実際の画面イメージを交えながら具体的な手順を解説。あなたのビジネスコミュニケーションをさらにスムーズにする方法をお伝えします。
会議保留の重要性と基本概念
重要な商談中に突然の問い合わせが入った時、どう対応しますか？ ここで活用したいのが通話中断機能。参加者全員への配慮と業務効率化を両立させるプロフェッショナルツールとしての役割を解説します。
通話中断が必要な3つの場面
資料確認が必要な時や他部署との連絡が発生した場合、即時対応が求められます。具体例として：
- 緊急の社内連絡が入った際
- 画面共有中に機密情報が表示された時
- 回線状況が悪化した場合の再接続
操作時の基本ルール
画面上部の[中断]をタップします。この時、全参加者に「通話が一時停止中」とのメッセージが表示されます。注意点として：
- 最大5分間の制限時間
- 共有中のファイルは自動保存
- 音声通話のみ再開可能
再開時は同じボタンを選択してください。機能使用中は参加者リストがグレー表示され、他ユーザーとの連携状態が視覚的に確認できます。
teams 会議保留の設定方法
即時停止の実践手順
通話中に画面右上の3点リーダーをタップします。表示されるメニューから[保留]を選択すると、全参加者に「通話が一時停止されました」という通知が表示されます。
注意点として、音声のみの通話中に有効です。ビデオ会議中にこの機能を使う場合、カメラ映像は自動的に停止しません。マイクとスピーカーのみが無効化されます。
再開時の重要ポイント
画面中央に浮かぶ青いバナーをクリックするだけで通話が復旧します。この時、参加者全員に「通話が再開されました」というアナウンスが流れます。
「他 の オプション」メニューでは、通話転送や録音開始などの追加機能が利用可能です。ただし、これらの操作は通話再開後5秒間ロックされる仕様になっています。
設定画面で「自動再開タイマー」を有効にすると、3分経過後に自動で通話が再開されます。この機能を使う場合、カウントダウン表示が参加者全員の画面にリアルタイムで共有されます。
通話中の操作と注意点
複数のタスクを同時処理する際、機能の特性を理解することが重要です。画面共有中に保留を選択すると、自動的に共有が停止します。再開時は手動で開始し直す必要がある点に注意が必要です。
保留中の画面共有と通知の動作
通話中断時、参加者全員の画面に黄色の帯状通知が表示されます。この状態では：
- ドキュメント共有が自動停止
- チャット機能は継続利用可能
- 背景画像が薄暗く変化
再開操作後10秒間は画面共有の再開が制限されます。この仕様は誤操作防止を目的としています。
PSTN回線利用者への影響
電話回線で参加中のユーザーには、保留中に穏やかな待機音が流れます。音楽再生は：
- 最大90秒間継続
- 音量調節が可能
- 企業カスタマイズ対応
音声品質を維持するため、3分以上の保留は自動解除される仕様です。
保留可能な通話数と制限事項
同時に処理できる通話数には明確な制限が設定されています：
- 基本プラン：最大3件
- ビジネスプラン：5件まで
- エンタープライズ：10件可能
超過時は新しい通話が自動的に拒否されます。制限値は管理画面で確認できます。
応用テクニックと活用方法
通話中断中に最大3名まで追加参加できる機能をご存知ですか？ 画面下部の[参加者]アイコンをタップし、「連絡先を追加」を選択すると、新規メンバーを即時招待できます。この時、追加されたユーザーには自動的に保留状態が伝わる仕様です。
他のユーザーとの連携とオプション利用
保留中に有効な3つの拡張機能：
- チャット画面で「@メンション」を使用して特定の参加者に指示
- ファイル共有アイコンから最新資料を事前アップロード
- 右上のメニューで「録音を開始」を選択すると自動保存可能
注意点として、追加ユーザーが5名を超えると通話品質が低下する場合があります。重要会議では事前テストが推奨されます。
グループ通話転送の留意点
転送機能を使用する際は、まず通話を再開してから[転送]ボタンをタップします。制限事項として：
- 3人以上での通話は転送不可
- 転送先がオフラインの場合自動キャンセル
- 転送履歴は最大30日間保存
通話中の画面右上にある「他のオプション」メニューでは、同時通訳機能の起動や参加者権限の変更が可能です。ただしこれらの設定は、再開後最初の1分間のみ有効となります。
結論
日常業務で複数の対応が重なる瞬間、適切な操作が生産性を左右します。画面右上のボタンを1回タップして即時対応可能な機能は、緊急時の強い味方です。
本記事で解説した手順を活用すれば、通話中の参加者に配慮しながら業務を効率化できます。操作時の注意点を再確認：
・中断中は共有画面が自動停止
・音声品質維持のため制限時間設定
・プラン別の同時処理可能数に注意
次回の重要な打ち合わせでは、画面中央に表示される青いバナーを活用してください。ユーザーを混乱させない配慮が、信頼関係構築の鍵となります。
今日学んだテクニックを明日の会議運営に活かしましょう。操作に慣れることで、緊急時でも冷静な対応が可能になります。まずは次回の通話で実際に試すことから始めてみてください。
