「営業部のメンバー全員に連絡したいけれど、チーム全体にメンションするのは大げさすぎる」――そんなときに便利なのが、Teamsの「タグ」機能です。今回は、その作り方と使い方を解説します。
この記事でわかること
- タグとは何か
- タグを作成する手順
- タグを使ってメンションする方法
- 活用に向いている場面
結論から言うと、タグとは、チーム内の特定のメンバーをグループとしてまとめておき、「＠タグ名」と入力するだけで、そのグループ全員にまとめてメンションできる機能です。
1. タグとは何か
Teamsのチームには、多くの場合さまざまな役職やプロジェクトのメンバーが混在しています。全員宛の「@team」ではなく、「営業チームだけ」「新人研修の対象者だけ」といった、特定のメンバーの集まりに絞ってメンションしたい場面は少なくありません。タグは、こうしたニーズに応える機能です。
2. タグを作成する手順
- 対象のチーム名の「…」を選ぶ
- 「タグを管理」を選ぶ
- 「タグを作成」を選ぶ
- タグ名を入力する
- 「ユーザーを追加」から、タグに含めたいメンバーを選ぶ
- 「作成」を選ぶ
タグの作成は、チームの所有者のみが行えます。
3. タグを使ってメンションする手順
- メッセージ入力欄に「@」を入力する
- 作成したタグの名前を入力する
- 候補からタグを選ぶ
- メッセージ本文を入力して送信する
これで、そのタグに割り当てられたメンバー全員に、まとめて通知が届きます。
4. タグの活用例
- 役職ベース：「マネージャー」タグを作成し、管理職だけに連絡したい場合
- プロジェクトベース：「新商品プロジェクト」タグを作成し、担当メンバーだけに情報共有したい場合
- 勤務形態ベース：「リモート勤務者」タグを作成し、出社していないメンバーだけに連絡したい場合
役職やプロジェクトに基づいて、通知を送る機会が多い方に特におすすめの機能です。
5. タグのメンバーを編集する方法
一度作成したタグも、メンバーの入れ替わりに応じて編集できます。
- 「タグを管理」を開く
- 編集したいタグを選ぶ
- メンバーの追加・削除を行う
プロジェクトの進行に応じて人員が変わる場合も、タグの中身を更新するだけで、常に最新のメンバー構成でメンションできます。
6. 1つのチームに複数のタグを作れる
タグは1つのチームに1つだけではなく、目的に応じて複数作成できます。「営業チーム」「開発チーム」「新人」など、必要に応じていくつも用意しておくと、状況に応じた柔軟な連絡が可能になります。
7. タグ作成の権限がない場合
一般のメンバーの立場では、タグを新規作成できない場合があります。必要なタグがない場合は、チームの所有者に作成を依頼しましょう。
8. プライベートチャネルでの制限
別記事で紹介したプライベートチャネルと同様、タグ機能にも一部制限がある場合があります。特定のチャネル内でのみタグを使いたい場合は、事前に動作を確認しておくと安心です。
まとめ
- タグは、特定のメンバーのグループにまとめてメンションできる機能
- 作成はチームの所有者が「タグを管理」から行う
- 役職・プロジェクト・勤務形態など、さまざまな軸でグループ分けできる
- メンバーの入れ替わりに応じて、タグの中身も編集できる
よくある質問（FAQ）
Q. 1つのタグに登録できるメンバー数に上限はありますか？
環境によって上限が設定されている場合があります。大人数のグループを作る場合は、事前に確認しておくと安心です。
Q. タグの一覧は、誰でも確認できますか？
基本的にはチームメンバーであれば、既存のタグの一覧を確認できます。
Q. タグを削除すると、メンバーもチームから外れますか？
いいえ、タグを削除しても、メンバー自体はチームに所属したままです。あくまでメンション用のグループ分けが削除されるだけです。
