Teamsで個人チャット追加時の履歴共有の解決法

チームの体制が変わる場面は意外と多いものです。進行中のグループチャットに新しいメンバーが加わることになったとき、「これまでのやり取りは見えるのかな」と気になったことはありませんか。今回は、Teamsのチャットにメンバーを追加する際の、履歴共有の仕組みを解説します。

この記事でわかること

結論から言うと、Teamsではメンバーを追加する際に、過去のチャット履歴をどの範囲まで見せるかを、その場で選べる仕組みになっています。

チャットに新しいメンバーを追加する操作をすると、ダイアログボックスが表示され、次のような選択肢から履歴の共有範囲を選べます。

機密性の高い内容が含まれる場合は「含めない」、経緯を知っておいてほしい場合は「すべて含める」というように、状況に応じて選びましょう。

基本的な追加手順は、次の通りです。

ここは注意が必要なポイントです。「履歴を含めない」で追加した人に対して、あとから過去の履歴を見られるように範囲を広げる、という設定変更はできません。 追加した時点の選択が、そのまま適用され続けます。

もし追加後に「やっぱり過去の経緯も知ってほしい」と思った場合は、該当の内容を個別に転送するなど、別の方法で共有する必要があります。

「すべての履歴を含める」を選んで追加したのに、追加されたメンバーが過去のチャットを見られない、という不具合が報告されることがあります。この場合、次の対処を試してみましょう。

チーム全体の雰囲気や、扱っている内容の機密性を踏まえて判断しましょう。

個人チャットやグループチャットとは異なり、「チーム」の中の「チャネル」に新しいメンバーを追加した場合は、基本的にそのチャネルの過去の投稿をすべて閲覧できる仕組みになっています。チャットとチャネルでは履歴の扱いが異なる点も、あわせて覚えておくとよいでしょう。

技術的な設定だけでなく、新しく加わったメンバーが早くチームに馴染めるよう、履歴共有の設定とあわせて、「これまでの経緯を簡単にまとめたメッセージ」を一言送ってあげるのもおすすめです。すべての履歴を読み込むのは大変なので、要点だけでも伝えてあげると親切です。

メンバー追加のダイアログは、急いでいるとつい直感で選んでしまいがちですが、一度決めるとあとから変更できない設定であることを踏まえ、追加する前に一呼吸置いて、本当に適切な範囲かを考える習慣をつけておくとよいでしょう。特に複数の重要なメンバーを一度に追加する場面では、慎重な判断が求められます。

頻繁にメンバーの入れ替わりがあるチームでは、「新メンバーを追加する際は、原則としてこの範囲を選ぶ」というルールを、あらかじめチーム内で決めておくと、担当者によって対応がバラバラになることを防げます。

Q. 「過去の日数分」は、具体的に何日分を選べますか？

選択できる日数の範囲は環境によって異なる場合があります。表示された選択肢から確認してください。

Q. 履歴を共有したくない場合、あとからメッセージを削除すればいいですか？

追加前にメッセージを削除しても、追加後の閲覧範囲には影響しません。追加時の選択そのものが基準になります。

Q. チームのオーナーでなくても、メンバーを追加できますか？

チャットの種類や設定によって、追加できる権限が異なる場合があります。権限がない場合は、オーナーに依頼しましょう。