休暇や外出の予定があるとき、どんな一言を残しておけば相手に分かりやすいか迷ったことはありませんか。今回は、別記事で紹介した「ステータスメッセージ」機能を使って、状況に応じた不在メッセージの書き方と例文を解説します。
この記事でわかること
- 不在メッセージを書く際の基本方針
- 場面別の例文集
- 緊急連絡先を含める書き方
- 避けた方がよい表現
結論から言うと、良い不在メッセージには「いつまで不在か」「代わりの連絡先」「戻ったらどう対応するか」の3つの情報を簡潔に含めることがポイントです。設定の手順自体は、別記事「ステータスメッセージを設定する方法」を参考にしてください。
1. 良い不在メッセージの3つの要素
- 期間：いつまで対応できないか
- 代替連絡先：緊急の場合、誰に連絡すればよいか
- 対応予定：戻ったらどう対応するか
この3つを押さえておくと、相手も安心して待てるメッセージになります。
2. 場面別の例文：外出中
「本日15時まで外出しております。至急のご用件は、内線1234までご連絡ください。戻り次第、確認してご連絡いたします。」
3. 場面別の例文：休暇中
「〇月〇日まで休暇をいただいております。休暇中の緊急のお問い合わせは、〇〇（担当者名）までお願いいたします。休暇明けに順次対応いたします。」
4. 場面別の例文：会議中
「本日終日、会議のため返信が遅れる場合があります。緊急の場合はチャットでご一報ください。」
5. 場面別の例文：集中作業中
「本日午後は集中作業のため、返信が遅くなる場合があります。ご了承ください。」
6. 緊急連絡先を含める場合の書き方
別記事で紹介した通り、ステータスメッセージの中に「@」を入力すると、特定のメンバーへのメンションを含めることができます。「緊急の場合は@田中さんへご連絡ください」のように、代理の担当者を明記しておくと、相手も次にどうすればよいか迷わずに済みます。
7. 避けた方がよい表現
- 過度に詳細な個人情報（具体的な行き先、体調不良の詳細など）
- 曖昧すぎる表現（「しばらく」「そのうち」など、期間が分からない言葉）
簡潔でありながら、必要な情報が過不足なく伝わる表現を心がけましょう。
8. 定型文をあらかじめ用意しておく
よく使う不在メッセージのパターンは、あらかじめ自分用チャット（別記事で紹介した「自分用チャット」機能）にメモしておくと、必要なときにすぐコピーして使えて便利です。
まとめ
- 不在メッセージには「期間」「代替連絡先」「対応予定」の3要素を含めるとよい
- 場面（外出・休暇・会議中など)に応じて、具体的な文面を使い分ける
- メンションを使えば、代理の担当者を明確に伝えられる
- 個人情報を含めすぎず、簡潔にまとめることを心がける
よくある質問（FAQ）
Q. 不在メッセージは、社外の人にも表示されますか？
はい、自分のプロフィールを表示した相手には、社内外を問わず表示されます。
Q. 長期休暇の場合、Outlookの自動応答も併用すべきですか？
はい、Teamsのステータスメッセージとあわせて、メールのやり取りにはOutlookの自動応答も設定しておくと、より確実に伝わります。
Q. 不在メッセージを設定し忘れた場合、後から追加できますか？
はい、いつでも別記事で紹介した手順から設定・変更できます。
