Notion ガントチャート 作り方 ガイド:あなたのプロジェクトをレベルアップ

プロジェクト管理で「タスクの締切に追われた」「進捗が把握しづらい」と悩んだ経験はありませんか？以前の私もExcelの複雑な操作に苦戦し、チームメンバーとの情報共有に時間を奪われていました。そんな時出会ったのが、すべてをシンプルに可視化する方法です。

マウス操作だけでタスク期間を調整できる仕組みを使えば、チーム全体の進捗がリアルタイムで共有できます。依存関係を線で結ぶだけで、工程の遅れが自動的に伝わる設計は、まさにデジタル時代の必需品。WBSとタイムラインを1画面で管理できる環境は、複雑なプロジェクトほど真価を発揮します。

この記事では、特別なスキルがなくても3ステップで完成させる手法を解説。テーブルビューとタイムラインビューの連動方法から、タスク同士を関連付けるコツまで、明日から使える実践テクニックを厳選しました。*画像はイメージです。

この記事でわかること

• 直感的な操作でタスク日程を調整する方法
• WBSと連動した進捗管理の仕組み作り
• チームメンバーと共有すべき3つのビューポイント
• タスク依存関係の自動可視化テクニック
• プロジェクト全体を1画面で把握する設定手順

Notionでガントチャートを活用するメリット

複数のツールを行き来する管理作業から解放される時代が来ました。データ連動システムを使えば、チームメンバー全員が常に最新情報を共有できます。変更履歴の追跡や権限管理も簡単にできるため、誤操作のリスクを大幅に減らせます。

情報統合と操作の簡便性

テーブルとタイムラインが自動同期する仕組みは、従来のスプレッドシートとは根本的に異なります。日付変更はバーをドラッグするだけで完了し、タスクの優先順位は並べ替え機能で瞬時に反映されます。

全体像の把握と分析

進捗状況が色分け表示されるため、遅延タスクを一目で認識できます。フィルタリング機能を使えば、特定メンバーの担当業務や期日接近の課題を抽出することが可能です。

カスタムビュー作成機能では、経営層向けの要約表示と現場向けの詳細表示を切り替えられます。これにより、状況報告の準備時間を80%削減した事例も報告されています。

notion ガントチャート 作り方の基本

作業開始時に適切な設定を行うことで、後の管理作業が格段に楽になります。まず新しいページを開き、スラッシュ「/」を入力するとブロックメニューが表示されます。ここでスクロールして「タイムラインビュー」を探すのが最初のステップです。

視覚化ツールの起動方法

メニューからタイムラインビューをダブルクリックすると、自動的に基本構造が生成されます。この時、既存のデータベースを選択するか、新規作成するかのオプションが表示されます。初めての場合は「＋新規データベース」をクリックし、空白の状態から始めましょう。

作成直後は「無題」と表示されているため、プロジェクト名や管理対象を明確に記載してください。名前欄をクリックして変更する際は、チームメンバーが一目で内容を把握できる表現を心がけます。例えば「2024Q3_マーケティング施策」のように期間と対象を組み合わせると便利です。

データ管理の基盤構築

データベースの命名後、実際のタスク登録に移る前に表示設定を確認します。初期状態では開始日と終了日が設定されていないため、後からプロパティを追加する手間を防ぐためです。右側のプロパティパネルから必要な項目を選択し、必須項目にチェックを入れておきましょう。

この段階で適切な権限設定を行うことで、関係者全員が最新情報を共有できる状態になります。特に共同作業を行う場合は「公開設定」をクリックし、アクセス権限の範囲を明確にすることが重要です。

タスク登録とプロパティ設定のポイント

最初の作業で最も重要なのは不要なデータを排除することから始めます。新しい画面を開くと自動生成されるサンプル項目は、実際のプロジェクトでは邪魔になるだけ。クリーンな状態で作業を進めるための整理術を解説します。

効率的なデータ整理術

マウスをテーブル行に合わせると左端に六角形のアイコンが表示されます。これをクリックすると操作メニューが展開するので、［削除］を選択。3つのデモ項目を消去すれば、本当に必要なタスクだけが残ります。

入力時は完璧な順序を気にせず、思いつく限りの項目を書き出しましょう。後から順番を入れ替えられるため、まずは脳内の情報を全てアウトプットすることが大切です。Shift+Enterのショートカットを使えば、連続入力が格段に速くなります。

プロジェクトに適した設定

基本項目を登録したら、右側のパネルで詳細設定に移ります。［プロパティを追加］をクリックし、必要な管理項目を選択。初期状態では不足している「進捗率」や「優先度」を追加することで、チーム全体の認識を統一できます。

各項目の表示/非表示はチェックボックスで簡単に切り替えられます。プロジェクトの特性に合わせて、必要な情報だけを表示することで、画面の見やすさが向上します。

ドラッグ＆ドロップで効率化する日付設定

デジタルツールの真価は「操作の直感性」で決まります。作業画面を切り替えずに、視覚的な操作だけで日程調整が完結する仕組みを体験してみましょう。

マウス操作で簡単に日付変更

テーブル入力と並行して使えるドラッグ機能は、時間管理の革命です。バーチャル空間にカーソルを移動させると［＋］アイコンが出現。希望の開始位置でクリックするだけで、瞬時に日付が確定します。

変更時はタスクバーを水平にスライド。終了日はバーの右端をつかんで伸縮可能です。「週単位」と「日単位」を切り替える機能を使えば、細かい調整も正確に行えます。

依存関係と期間シフトの設定

タスク間の連動性を保つ秘訣は、矢印で結ぶ簡単操作にあります。先行作業の終了日を変更すると、後続タスクが自動的にシフト。チームメンバー全員の画面が即時更新されるため、連絡漏れが発生しません。

期間変更の影響範囲を確認したい時は、「依存タスクを強調表示」オプションを活用します。関連する工程が色分けされるため、スケジュール調整の優先順位が一目で把握できます。

「視覚的操作と自動連動の組み合わせが、計画の柔軟性を10倍に高めます」

サブアイテムで親子管理を実現する方法

大規模プロジェクトを効率的に進める秘訣は、作業の階層化にあります。親タスクと子タスクを明確に分けることで、全体像を把握しながら詳細な進捗管理が可能になります。

機能有効化の3ステップ

ビュー右上の［…］をクリックし、メニューから［サブアイテム］を選択。［設定］をクリックすると、親子関係の表示機能が活性化します。タスク名の左側に出現する三角アイコンが、階層管理の開始合図です。

一覧表示の最適化

三角アイコンをクリックすると、子タスクの追加画面が展開します。［同じ階層に並べる］設定を選択すれば、親タスクと子タスクを同時に確認可能。進捗率が異なるタスクを色分け表示する機能を使えば、遅延リスクを早期発見できます。

新規子タスク作成時は、親タスクの期間を自動継承する設定が便利です。これにより、メイン工程とサブ工程の整合性を保ちながら、柔軟なスケジュール調整が可能になります。

複数ビューでのプロジェクト管理テクニック

視覚化ツールの真の価値は、多角的な分析機能で発揮されます。プロジェクトの進行状況を「見る角度」を切り替えることで、チームメンバー全員が自分に必要な情報を瞬時に把握できる環境を作りましょう。

ボードビューの活用とグループ分け

カンバン方式でタスクを管理したい時は、ステータス別のグループ化が効果的です。進行中の作業を「未着手」「作業中」「完了」に分類すると、作業量の偏りを発見しやすくなります。ドラッグ操作でカードを移動させるだけで、進捗状況がリアルタイム更新されます。

優先度別の色分け設定を追加すれば、重要なタスクが自然と目に留まる仕組みが完成。週次ミーティングではこのビューを表示し、リソース配分の最適化を図りましょう。

テーブルビューでの情報整理

詳細データの確認が必要な時は、フィルタリング機能を最大限活用します。担当者別や期日順に並べ替えることで、個人の作業負荷を公平に分配可能。数値データを扱う際は、進捗率や工数予測の列を追加すると便利です。

列の表示順序をカスタマイズすれば、必要な情報だけを集中して確認できます。定期的に不要な列を非表示にすることで、画面の見やすさを維持しましょう。