会議の内容を後からじっくり見返したいけれど、Teams上で毎回開いて確認するのは手間がかかる――そんなときは、トランスクリプトをファイルとしてダウンロードしておくと便利です。今回は、その手順を解説します。
この記事でわかること
- トランスクリプトをダウンロードする手順
- 対応しているファイル形式
- ダウンロードできる人の条件
- 保存先の確認方法
結論から言うと、会議が終わると会議のチャットにトランスクリプトのメッセージが自動的に追加され、その「…」メニューから「ダウンロード」を選ぶだけで、Word形式（.docx）またはWebVTT形式（.vtt）でファイルを保存できます。
1. ダウンロードする手順
- Teamsの「チャット」を開く
- 対象の会議のスレッドを探す
- 投稿一覧の中から「トランスクリプト」のメッセージを見つける
- メッセージ右上の「…」を選ぶ
- 「ダウンロード」を選ぶ
- ファイル形式（.docxまたは.vtt）を選ぶ
2. 対応しているファイル形式の違い
- .docx形式：発言者の名前付きで、Wordファイルとしてそのまま議事録に使いやすい形式
- .vtt形式：字幕データとしても使われる形式で、動画編集ソフトなどと組み合わせたい場合に向いている
議事録作成が目的であれば.docx形式、動画への字幕付けなど専門的な用途であれば.vtt形式を選ぶとよいでしょう。
3. ダウンロードできるのは誰か
トランスクリプトをダウンロードできるのは、基本的に会議の主催者・共同主催者に限られます。一般の参加者としてダウンロードのメニューが表示されない場合は、主催者に依頼して共有してもらう必要があります。
4. 保存先の確認方法
特に指定をしなければ、ダウンロードしたファイルは、パソコンの既定の「ダウンロード」フォルダに保存されます。ファイルが見つからない場合は、まずこのフォルダを確認してみましょう。
5. トランスクリプトが見当たらない場合
会議のチャットにトランスクリプトのメッセージが表示されない場合は、次を確認しましょう。
- 会議中に文字起こし機能がオンになっていたか
- 会議終了後、生成が完了するまでにある程度の時間がかかっていないか
- 組織の管理者側で、文字起こし機能自体が制限されていないか
生成には多少の時間がかかることがあるため、会議終了直後にすぐ見当たらなくても、少し時間を置いてから確認してみましょう。
6. チャネル会議の場合の保存場所
個人で主催した会議とは別に、チームのチャネルで行った会議の場合は、トランスクリプトがチャネルの「ファイル」タブ内にも保存されることがあります。個人チャットのスレッドで見つからない場合は、チャネル側も確認してみましょう。
7. 長時間の会議での活用方法
長時間の会議では、後から必要な部分だけを探すのが大変です。ダウンロードした.docxファイルであれば、Wordの検索機能を使って、特定のキーワードが話された箇所をすぐに探し出せます。議事録作成の効率が大きく上がります。
8. 機密性の高い内容を含む場合の注意点
トランスクリプトには、会議で話されたすべての内容がそのまま文字として記録されます。機密情報や個人情報を含む会議の場合は、ダウンロードしたファイルの保存場所や共有範囲について、通常の議事録と同様に慎重に取り扱いましょう。
まとめ
- トランスクリプトは、会議のチャット内から.docxまたは.vtt形式でダウンロードできる
- ダウンロードできるのは、主催者・共同主催者に限られる
- ファイルは既定でダウンロードフォルダに保存される
- 見当たらない場合は、生成の時間差や管理者設定を確認する
よくある質問（FAQ）
Q. スマートフォン版でもダウンロードできますか？
パソコン版に比べて操作が制限される場合があります。確実に行いたい場合はパソコンでの操作をおすすめします。
Q. ダウンロードしたファイルは、後から編集できますか？
はい、.docx形式であれば、Wordで開いて自由に編集・整形できます。
Q. 主催者以外がどうしてもダウンロードしたい場合はどうすればいいですか？
主催者に依頼して、ファイルを共有してもらう方法が確実です。
