「営業チームの中でも、特定のプロジェクトメンバーだけにまとめて連絡したい」――そんなときに便利なのが、Teamsの「タグ」機能です。今回は、タグの作り方と活用方法を解説します。
この記事でわかること
- タグとは何か
- タグを作成する手順
- タグを使ってメンションする方法
- タグ作成の権限と利用上の制限
結論から言うと、タグは特定のメンバーグループに、オリジナルの名前（あだ名）をつけて、まとめてメンションできるようにする機能です。「@営業チーム」のように、グループ全体へ一度にメンションを送れるようになります。
1. タグを作成する手順
- 対象のチーム名の横にある「…」（その他のオプション）を選択する
- 「タグを管理」を選ぶ
- 「タグを作成」を選択する
- タグの名前を入力する
- タグに含めたいメンバーを検索して選択する
- 「作成」を選択する
これで、指定したメンバーのグループに、新しいタグが作成されます。
2. 作成したタグでメンションする方法
タグを作成したら、チャットやチャネル投稿で次のように使います。
- メッセージ入力欄に「@」を入力する
- 続けてタグの名前を入力する
- 候補として表示されたタグを選択する
これにより、そのタグに登録されている全メンバーに、一斉にメンション通知が届きます。
3. タグを作成できる権限について
初期設定では、タグを作成できるのは、そのチームの「所有者」に限られています。一般のメンバーとして参加しているだけでは、新しいタグを作成できない場合があります。
対処法：自分がタグを作成できない場合は、チームの所有者に依頼するか、権限の設定変更について相談してみましょう。組織によっては、メンバーにもタグ作成を許可する設定に変更できる場合があります。
4. タグの利用上の制限
タグ機能には、いくつかの制限があります。
- 1つのチームで作成できるタグは、最大100個まで
- 1つのタグに含められるメンバーは、最大200人まで
大規模な組織では、この上限を意識しながら、タグの使い方を整理する必要があります。
5. タグの活用アイデア
タグは、次のような単位で作成すると便利です。
- プロジェクトチームごと（「〇〇プロジェクト」）
- 役職・職種ごと（「マネージャー」「デザイナー」）
- 勤務地・拠点ごと（「大阪支社」）
- 業務内容ごと（「経理担当」「新人研修担当」）
チームの構造や、よく発生する連絡のパターンに合わせて、実用的な単位でタグを設計してみましょう。
6. タグとメンバーの入れ替わりへの対応
プロジェクトメンバーの入れ替わりがある場合、タグに含まれるメンバーも忘れずに更新する必要があります。タグの編集は、作成時と同様の「タグを管理」画面から行えます。定期的にタグの内容が実態と合っているか、見直す習慣をつけておくとよいでしょう。
7. 過剰なタグ作成に注意
便利だからといって、細かすぎる単位でタグを大量に作成すると、かえって「どのタグを使えばいいか分からない」という状態になりがちです。チーム内であらかじめ、どんな単位でタグを作るかのルールを決めておくことをおすすめします。
8. メンション機能との組み合わせ
別記事で紹介した「@team」「@channel」による全体メンションと、今回のタグ機能を組み合わせることで、通知の届け方をより細かくコントロールできるようになります。全体への連絡には従来のメンション、特定のグループへの連絡にはタグ、というように使い分けることで、無駄な通知を減らしながら、必要な人には確実に届けられます。
9. 新しいチームを立ち上げる際に検討したいこと
新しくチームを立ち上げる段階で、あらかじめどんなタグが必要になりそうかを検討しておくと、あとからの運用がスムーズになります。特に人数の多いチームでは、初期段階でのタグ設計が、その後のコミュニケーション効率を大きく左右します。
まとめ
- タグは、特定のメンバーグループにまとめてメンションできる機能
- 作成は「タグを管理」画面から、初期設定では所有者のみ可能
- 1チームあたり最大100個、1タグあたり最大200人までの制限がある
- プロジェクト単位や職種単位など、実用的な単位で設計するのがおすすめ
よくある質問（FAQ）
Q. タグを削除するとどうなりますか？
タグ自体が削除され、そのタグを使ったメンションができなくなります。メンバー自体には影響しません。
Q. 複数のタグに同じ人を含めることはできますか？
はい、1人のメンバーが複数のタグに同時に所属することも可能です。
Q. タグの一覧は誰でも確認できますか？
チームのメンバーであれば、基本的に作成されているタグの一覧を確認できます。
