相手のプロフィール写真の端に付いている小さな色つきのアイコン、なんとなく見ているけれど、正確な意味を把握していますか。今回は、Teamsのステータスアイコン（プレゼンス）が示す意味を解説します。
この記事でわかること
- 各色のステータスアイコンが示す意味
- ステータスが自動的に切り替わる仕組み
- 自分のステータスを手動で変更する方法
- ステータスを読み取る際の注意点
結論から言うと、Teamsのステータスアイコンは、主に「緑（連絡可能）」「赤（取り込み中）」「黄（退席中）」「グレー（オフライン）」の4色で、相手が今どんな状況にあるかを大まかに知らせてくれます。
1. 各色の意味
- 緑（連絡可能）：Teamsを使用中で、チャットや通話にすぐ対応できる状態
- 赤（取り込み中）：会議中や、集中して作業しているときに表示される状態。通知が制限されることが多い
- 黄（退席中）：一定時間パソコンの操作がないと、自動的に切り替わる状態。離席中や小休憩のサイン
- グレー（オフライン）：Teamsにサインインしていない、またはパソコンがシャットダウンされている状態
2. 「一時退席中」との違い
「退席中」と似た状態に、「一時退席中」というステータスもあります。これは、黄色いアイコンの右下に時計のマークが表示される状態で、手動で設定した「不在」スケジュール中であることを示します。単なる操作なしによる自動的な「退席中」とは、成り立ちが異なる点を覚えておくとよいでしょう。
3. ステータスが自動的に切り替わる仕組み
多くのステータスは、パソコンの操作状況に応じて自動的に切り替わります。たとえば、一定時間キーボードやマウスの操作がないと「退席中」に、会議に参加すると自動的に「取り込み中」に変わる、といった具合です。
別記事で紹介した「退席中から戻らない」トラブルは、まさにこの自動判定の仕組みが影響しているケースです。
4. 自分のステータスを手動で変更する方法
- プロフィールアイコンをクリックする
- 表示されたステータスの一覧から、希望の状態を選択する
「連絡可能」「取り込み中」「退席中」「応答不可」など、自分の状況に応じて手動でも切り替えられます。集中して作業したいときにあえて「取り込み中」に設定しておく、という使い方もできます。
5. ステータス表示を過信しすぎない
ステータスアイコンは便利な目安ですが、あくまで機械的な判定に基づく表示です。「緑だから今すぐ返事がもらえるはず」「グレーだから連絡しても無駄」と決めつけすぎず、実際の状況とは多少のズレがあることを理解しておくと、無用な誤解を避けられます。
6. 相手のステータスを見て連絡するときのマナー
赤（取り込み中）や黄（退席中）の表示を見た場合、緊急でない連絡は少し待つ、という配慮があると、チーム内の良好なコミュニケーションにつながります。一方で、本当に急ぎの連絡であれば、ステータスにかかわらず、電話など別の手段も検討しましょう。
7. 自分のステータスが実態と違うと感じたら
自分のステータス表示が、実際の状況と合っていないと感じる場合は、別記事で紹介した「退席中から戻らない」対処法や、手動でのステータス変更・期限指定の設定を確認してみてください。
8. 新入社員にも教えてあげたい基礎知識
新しくチームに加わったメンバーは、こうしたステータスアイコンの意味を知らないまま、「緑色の人にはいつでも連絡していい」と誤解してしまうこともあります。オンボーディングの際に、簡単にステータスの見方を教えてあげると、チーム全体のコミュニケーションがスムーズになります。
9. 色だけでなくメッセージも確認する習慣
ステータスの色だけでなく、あわせて設定されているステータスメッセージ(一言コメント)も確認する習慣をつけると、より正確に相手の状況を把握できます。「取り込み中」の色だけを見て連絡を諦めるのではなく、メッセージに「〇時まで会議」のような補足があれば、それを参考に連絡のタイミングを判断できます。
まとめ
- ステータスアイコンは緑・赤・黄・グレーの4色が基本
- 「一時退席中」は、手動設定された「不在」中を示す特別な表示
- 多くはパソコンの操作状況に応じて自動的に切り替わる
- 表示はあくまで目安であり、過信しすぎないことも大切
よくある質問（FAQ）
Q. 自分のステータスを他人に見せないようにできますか？
環境によっては、プレゼンス情報の公開範囲を制限できる場合があります。詳しくは組織の管理者に確認してください。
Q. 会議に参加していなくても「取り込み中」にできますか？
はい、手動でステータスを「取り込み中」に設定することができます。
Q. スマートフォン版でも同じ色分けですか？
基本的な色の意味は共通していますが、表示のされ方は端末によって多少異なる場合があります。
