深夜に作業していて、「これは翌朝に送った方がいいな」と思ったことはありませんか。今回は、Teamsチャットのメッセージを指定した日時に送信できる「予約送信」機能を解説します。
この記事でわかること
- 予約送信の設定方法
- 送信できる日時の範囲
- 予約したメッセージを変更・削除する方法
- 活用が向いている場面
結論から言うと、予約送信を使えば、メッセージを作成しておいて、相手にとって都合の良いタイミングで自動的に届けることができます。
1. 予約送信の設定手順
- Teamsのチャットでメッセージを作成する
- 送信ボタン（紙飛行機のアイコン）を右クリックする
- 表示されたメニューから、送信したい日付と時刻を選択する
- 「スケジュールされた時刻に送信」を選択する
これだけで、指定した日時に自動的にメッセージが送信されます。
2. 設定できる日時の範囲
予約送信で指定できる日時には範囲があります。日付は翌日から1週間後まで、時刻は30分単位で選択できます。「今日の深夜」のような細かい指定は難しいため、翌日以降の予定として活用するのが基本になります。
3. 予約したメッセージを変更する方法
一度予約したメッセージの内容や送信時刻は、送信される前であれば変更できます。
- 予約中のメッセージを見つける
- 「…」メニューから「編集」を選択する
- 内容を修正、または送信日時を変更する
- 保存する
4. 予約したメッセージを取り消す方法
予定を変更して送信自体をやめたい場合は、送信前であれば通常のメッセージと同様に削除できます。予約が実行される前に、忘れずにキャンセルしましょう。
5. 「重要」「緊急」設定とは併用できない
注意しておきたい点として、メッセージに「重要」または「緊急」のフラグを設定している場合、予約送信の機能とは併用できません。急ぎの内容は、通常通りその場で送信する必要があります。
6. どんな場面で活用できるか
予約送信は、次のような場面で特に役立ちます。
- 海外拠点など、時差のある相手に配慮したいとき
- 深夜や早朝に思いついた内容を、翌営業時間に届けたいとき
- 定例の連絡事項を、決まった曜日・時間に送りたいとき
- 相手の勤務時間外に送ることを避けたいとき
特に、働き方や勤務時間への配慮が求められる職場では、「深夜に上司からメッセージが届いて気を使う」といった状況を避けられる、便利な機能です。
7. 送信する側・受け取る側、双方へのメリット
予約送信は、送る側にとって「思いついたときに準備しておける」というメリットがあるだけでなく、受け取る側にとっても「勤務時間外に通知で気を取られずに済む」というメリットがあります。チーム全体でこの機能を意識的に使うようにすると、働き方全体の質が向上する可能性があります。
8. 働き方への配慮としての活用
近年、勤務時間外の連絡が受け手にストレスを与えることが課題として意識されるようになっています。予約送信機能は、送る側が深夜や休日に作業していても、相手には翌営業日の朝に届くように配慮できる、働き方改革の観点からも役立つ機能です。特に管理職の立場にある方は、積極的に活用することをおすすめします。
9. 使いこなすためのちょっとしたコツ
予約送信を使いこなすコツは、メッセージを書いた直後に「今送るべきか、それとも予約すべきか」を一呼吸置いて考える習慣をつけることです。特に感情的になっているときに書いたメッセージほど、時間を置いてから送る判断が功を奏することもあります。
まとめ
- 予約送信は、送信ボタンを右クリックして日時を指定するだけで設定できる
- 設定できる範囲は、翌日から1週間後まで、30分単位
- 送信前であれば、内容や日時を変更・キャンセルできる
- 「重要」「緊急」設定のメッセージには使えない
よくある質問（FAQ）
Q. グループチャットやチャネル投稿でも予約送信できますか？
基本的な操作は個人チャットと同様に利用できますが、対応状況は環境により異なる場合があります。
Q. 予約中に相手からメッセージが届いた場合はどうなりますか？
予約したメッセージは、指定した時刻になれば通常通り送信されます。相手からのメッセージとは独立して処理されます。
Q. スマートフォン版でも予約送信は使えますか？
多くの場合、パソコン版と同様の機能が利用できますが、操作方法は環境により異なる場合があります。
