Teamsで文字起こしを自分だけに！効率的な方法

会議の内容を自分用のメモとして記録したいけれど、周囲を気にせず活用する方法はないだろうか――そう考えたことはありませんか。今回は、文字起こし・キャプション機能を、自分にとって使いやすく調整する方法を解説します。

この記事でわかること

結論から言うと、Teamsの標準的な文字起こし機能は、開始すると参加者全員の画面に通知が表示される仕様になっており、これはMicrosoftの仕様として変更できません。この前提を踏まえたうえで、自分の使いやすさを調整する方法を紹介します。

文字起こしを開始したことは、必ず会議参加者全員に分かる仕組みになっています。これは、別記事で紹介した録画・録音の通知と同じように、参加者のプライバシーを守るための重要な設計です。「誰にも知られずに文字起こしだけ行う」という使い方は、標準機能では想定されていません。

正当な目的で文字起こしを使う場合でも、記録に自分の名前を残したくないケースはあるでしょう。Teamsには、会議のキャプションや文字起こしで、自動的に自分を特定する表示をオフにする設定があります。

この設定をオフにすると、自分の発言が「Speaker 1」のような形で匿名的に記録されます。

文字起こし（トランスクリプト）とは別に、「ライブキャプション」という機能もあります。こちらは会議中の発言をリアルタイムで字幕として表示するだけで、会議が終わると内容は残りません。記録として保存する必要がなく、その場で内容を追いたいだけの場合に向いています。

ライブキャプションでは、話されている言語と、表示する言語を別々に指定できます。海外拠点とのやり取りで、話している内容をリアルタイムで自分の理解しやすい言語に翻訳して表示させたい場合に活用できます。

議事録作成の練習や、一人でのアイデア整理のために、自分一人だけの会議を作成し、その中で文字起こし機能を使うという活用方法もあります。誰にも気兼ねなく、機能の使い方に慣れることができます。

「議事録の精度を上げたい」「後で自分の発言を振り返りたい」といった目的であれば、会議の冒頭で一言伝えるだけで、多くの場合は問題なく理解が得られます。別記事で紹介した録音・録画のマナーと同様、正直に目的を共有することが、結果的に一番スムーズな方法です。

会議に自分専用のメモを残したい場合、Teams標準の機能だけでなく、外部のメモアプリやツールを併用する方法もあります。ただし、外部ツールに会議の音声データを渡す場合は、そのツール自体の利用規約やセキュリティ、会社のルールを確認したうえで利用しましょう。

作成された文字起こしは、別記事で紹介した手順でダウンロードでき、Wordファイルとして手元に保存できます。個人的なメモとして活用する場合も、機密情報の取り扱いには通常の議事録と同様の注意を払いましょう。

Q. 匿名化の設定をしても、主催者には誰の発言か分かりますか？

会議の管理情報として、主催者側で参加者を把握できる場合があります。完全な匿名性を保証するものではありません。

Q. ライブキャプションの翻訳は、どのくらい正確ですか？

自動翻訳のため、専門用語やニュアンスによっては誤訳が生じる場合があります。重要な内容は、後で正式な文字起こしとあわせて確認しましょう。

Q. 一人だけの会議でも、文字起こし機能に制限はありますか？

基本的な機能は通常の会議と同様に使えますが、ライセンスの利用条件は変わらず適用されます。