急ぎの連絡を待っている相手に、いちいち「今は席を外しています」と個別に返信するのは手間がかかる――そんなときに便利なのが、Teamsのステータスメッセージです。今回は、その設定方法を解説します。
この記事でわかること
- ステータスメッセージとは何か
- 設定する手順
- 有効期間を指定する方法
- 特定の人にだけ伝える工夫
結論から言うと、ステータスメッセージは、自分のプロフィールアイコンから一言コメントを設定できる機能で、あわせて表示する期間も指定できるため、外出や休暇の予定に合わせて自動的に表示・非表示を切り替えられます。
1. ステータスメッセージを設定する手順
- 画面右上の自分のプロフィール画像を選ぶ
- 「ステータスメッセージを設定」を選ぶ
- 表示したいメッセージを入力する
- 「完了」を選ぶ
これで、自分のアイコンにカーソルを合わせた相手に、設定したメッセージが表示されるようになります。
2. 有効期間を指定する
メッセージを入力する画面では、あわせて「ステータスメッセージの有効期間」も設定できます。
- 今日いっぱい
- 今週いっぱい
- 指定した日時まで
外出や休暇の予定が決まっている場合は、事前に期間を指定しておけば、期限が来ると自動的にメッセージが消え、設定を戻し忘れる心配がありません。
3. メッセージの例
- 「本日は外出しております。緊急の場合は携帯へご連絡ください」
- 「〇月〇日まで休暇をいただいております」
- 「会議中のため返信が遅れる場合があります」
具体的な状況や、いつまで続くのかを添えると、相手も安心して待てます。
4. 特定のメンバーにメンションを含める
ステータスメッセージの中に「@」を入力すると、特定のメンバーへのメンションを含めることができます。「緊急の場合は@田中さんへご連絡ください」といったメッセージを設定しておけば、自分が対応できない間の連絡先を分かりやすく伝えられます。
5. ステータスアイコンとの組み合わせ
ステータスメッセージは、別記事で紹介した「連絡可能」「退席中」などのステータスアイコンとあわせて表示されます。アイコンだけでは伝わりにくい詳細な状況を、メッセージで補足するイメージで使うと効果的です。
6. 長期休暇での活用
長期の休暇を取る際は、自動応答機能とあわせてステータスメッセージも設定しておくと、より分かりやすくなります。休暇の開始日から終了日まで、あらかじめ有効期間を設定しておけば、休暇中ずっと同じメッセージを表示させておけます。
7. メッセージを削除する方法
設定したメッセージが不要になった場合は、同じ設定画面から、入力欄の内容を空にして保存することで削除できます。有効期間を設定していた場合は、期限が来ると自動的に消えるため、手動で削除し忘れても心配ありません。
8. 頻繁に使うメッセージを使い回すコツ
よく使う定型的なメッセージがある場合は、別のメモアプリなどに文面を保存しておき、必要なときにコピーして貼り付けると、毎回入力する手間を省けます。
まとめ
- ステータスメッセージは、プロフィール画像から一言コメントを設定できる機能
- 有効期間を指定すれば、期限が来ると自動的に表示が消える
- メッセージ内で「@」を使えば、緊急連絡先のメンションも含められる
- ステータスアイコンと組み合わせて、状況を分かりやすく伝えられる
よくある質問（FAQ）
Q. ステータスメッセージは、誰にでも見えますか？
基本的には、自分のプロフィールを表示した相手に見える設定になっています。
Q. スマートフォン版でも同じように設定できますか？
はい、スマートフォン版アプリからも同様の手順で設定できます。
Q. 有効期間を設定し忘れた場合、メッセージはいつまで表示されますか？
自分で削除するまで、そのまま表示され続けます。
