Teams ユーザ の と設定方法を しく します

社外のパートナーと一緒にプロジェクトを進めたいのに、ゲストとして招待しようとしても選択肢が出てこない――そんな経験はありませんか。今回は、外部ユーザーを招待できるようにする設定について解説します。

この記事でわかること

結論から言うと、外部の人とやり取りする方法には、大きく分けて「外部アクセス」と「ゲストアクセス」の2種類があり、いずれも組織全体の設定として、管理者があらかじめ有効にしておく必要があります。

「一度限りの連絡」なら外部アクセス、「プロジェクトを一緒に進める」ならゲストアクセス、とイメージすると分かりやすいでしょう。

この設定は、Teams管理センターの中にある、組織全体の設定項目で管理されています。

ゲストアクセスや外部アクセスは、組織全体のセキュリティに関わる設定のため、一般のユーザーが個人の判断で変更できないようになっています。うっかり外部に情報が漏れることを防ぐための、重要な安全装置と考えましょう。

社外の人をゲストとして招待しようとしてもうまくいかない場合は、次の順番で確認しましょう。

自分の組織側でゲストアクセスを許可していても、招待する相手の組織が「外部組織からの招待を受け入れない」設定にしている場合、うまく参加してもらえないことがあります。双方の組織の設定が関わる点を理解しておきましょう。

セキュリティを保ちつつ、特定の取引先とだけやり取りしたい場合は、組織を個別に許可リストへ追加する設定も可能です。頻繁にやり取りする決まった相手がいる場合は、情報システム部門に、こうした個別設定を相談してみましょう。

管理者が設定を変更した場合、組織全体に反映されるまでに、多少の時間がかかることがあります。すぐに反映されなくても、しばらく時間を置いてから再確認しましょう。

外部の人を招待する際は、共有する情報の範囲にも注意しましょう。ゲストとして招待すると、そのチームのチャネルやファイルにアクセスできるようになるため、機密性の高い情報を含むチームには、慎重に判断してから招待することが大切です。

Q. 一度ゲストとして招待した相手を、後から削除できますか？

はい、チームの所有者であれば、いつでもゲストメンバーを削除できます。

Q. ゲストユーザーは、社内のメンバーと同じように使えますか？

一部の機能（タグメンションなど）はゲストユーザーの対象外となるなど、利用できる範囲に違いがあります。

Q. この設定を変更すると、既存のチームすべてに影響しますか？

組織全体の設定のため、基本的にはすべてのチームに影響します。個別のチームだけ例外にしたい場合は、別途チーム単位の設定も確認しましょう。