パソコンで作ったワークフロー、外出先のスマートフォンからも使えるのだろうか――そんな疑問を持ったことはありませんか。今回は、ワークフロー機能とスマートフォンアプリの関係について解説します。
この記事でわかること
- スマートフォンで「実行」できること
- ワークフローの新規作成に向いている端末
- スマートフォンから起動する方法
- 外出先で活用する際のポイント
結論から言うと、パソコンで作成済みのワークフローを、スマートフォンから「実行」することは問題なくできますが、複雑なステップを組み立てる「新規作成」の作業は、画面の大きいパソコンで行う方が現実的です。
1. スマートフォンでできること：既存ワークフローの実行
ショートカットメニューやチャンネル内から呼び出すタイプのワークフローであれば、スマートフォンアプリからも問題なく起動・実行できます。フォームへの入力や、ボタンの選択といった操作も、通常のアプリ操作と同様に行えます。
2. スマートフォンからワークフローを起動する方法
- チャンネルを開く
- メッセージ入力欄にある「稲妻マーク」（ショートカット）アイコンを選ぶ
- 起動したいワークフローを選ぶ
3. 新規作成はパソコンでの作業が現実的
トリガーの設定、複数のステップの組み立て、外部サービスとの連携設定など、ワークフローの新規作成には、細かい設定項目を扱う場面が多くあります。画面の小さいスマートフォンでは操作がしづらいため、新規作成や大きな編集は、パソコンのブラウザまたはデスクトップアプリで行うことをおすすめします。
4. 簡単な確認・軽微な修正はスマートフォンでも可能
作成済みのワークフローの内容を確認したり、文面などの軽微な修正であれば、スマートフォンからでも対応できる場合があります。ただし、複雑な条件分岐の設定などは、パソコンでの作業が確実です。
5. 外出先での活用シーン
- 会議中に、その場でスマートフォンからワークフローを起動して、議事録用のテンプレートを呼び出す
- 移動中に届いた通知から、承認フローのワークフローに回答する
- 現場から、決まったフォーマットの報告フォームに入力する
6. 通知への対応もスマートフォンから可能
ワークフローの一部として送られてくる通知（承認依頼など）に対しても、スマートフォンからそのまま回答・対応できるケースが多く、外出先での業務対応に役立ちます。
7. プランによる利用条件の違い
ワークフロービルダーでの新規作成自体は、多くの場合有料プランが前提となっています。無料プランのユーザーは、共有されたワークフローを実行することはできても、自分で新しく作成することはできない点に注意しましょう。
8. パソコンとスマートフォンを使い分けるコツ
「作成・複雑な編集はパソコンで、日々の実行や簡単な確認はスマートフォンで」という役割分担を意識することで、それぞれの端末の得意なところを活かした運用ができます。
まとめ
- 作成済みのワークフローの実行は、スマートフォンからも問題なくできる
- 新規作成や複雑な編集は、パソコンでの作業が現実的
- 通知への回答も、スマートフォンから対応できる
- 無料プランでは、新規作成自体ができない場合がある点に注意する
よくある質問（FAQ）
Q. スマートフォンでワークフローの実行履歴を確認できますか？
一部の情報はスマートフォンからも確認できますが、詳細な履歴確認はパソコンの方が見やすい場合があります。
Q. タブレット端末では、パソコンのように新規作成ができますか？
画面の大きさによっては、パソコンに近い操作性で作業できる場合もあります。
Q. スマートフォンで作成したフォームの回答は、パソコン側にも反映されますか？
はい、端末を問わず、同じワークフローのデータとして反映されます。
