GoogleDriveのアクセス権には、いろいろな種類があって分かりにくい――そんな方へ、それぞれの特徴を整理して解説します。
この記事でわかること
- マイドライブ内の3段階の権限
- 「オーナー」という特別な立場
- 共有ドライブ特有の権限体系
- 権限を選ぶ際の考え方
結論から言うと、個人のマイドライブでは「オーナー」「編集者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」の区分があり、組織の「共有ドライブ」では、これとは異なる5段階の権限体系が使われます。
1. マイドライブ内の3段階の権限
共有時に選べる権限は、主に以下の3段階です。
- 編集者：内容を編集できる
- 閲覧者（コメント可）：閲覧に加えて、コメントの追加ができる
- 閲覧者：内容を見るだけで、変更はできない
2. 「オーナー」という特別な立場
ファイルには必ず1人の「オーナー」が存在します。オーナーだけが、ファイルの完全な削除や、オーナー権限そのものを他の人に譲渡することができます。
3. オーナー権限を譲渡する
- 共有設定を開く
- 譲渡したい相手を、あらかじめ「編集者」として追加しておく
- その相手の権限メニューから「オーナーにする」を選ぶ
4. 共有ドライブ特有の権限体系
組織のGoogle Workspaceで使われる「共有ドライブ」には、個人所有者という概念がなく、代わりに次の5段階のメンバー権限があります。
- 管理者：メンバー管理やドライブ全体の設定ができる
- コンテンツ管理者：ファイルの管理はできるが、ドライブ自体の設定はできない
- 投稿者：ファイルの追加・編集ができる
- 閲覧者（コメント可）
- 閲覧者
5. マイドライブと共有ドライブの違い
マイドライブは個人が所有者となるのに対し、共有ドライブは組織（チーム）がファイルを所有する形になります。メンバーが退職・異動しても、ファイルはそのまま共有ドライブに残る点が特徴です。
6. 権限を選ぶ際の考え方
- 内容を変更されたくない場合は「閲覧者」
- 意見やフィードバックが欲しい場合は「閲覧者（コメント可）」
- 一緒に作業を進めたい場合は「編集者」
目的に応じて、必要最小限の権限を選びましょう。
7. 権限を後から変更する
一度設定した権限も、共有設定画面からいつでも変更・削除できます。プロジェクトの進行状況に応じて、見直す習慣をつけましょう。
8. 権限まわりで困った時の関連記事
編集者権限のリスクについては、別記事「GoogleDriveで編集権限を共有する方法と注意すべきリスク」、アクセス許可エラーについては「GoogleDriveの「アイテムへのアクセス許可がありません」の原因と対処法」（掲載カテゴリはOneDrive活用法ですが、考え方はGoogleDriveにも近い部分があります）もあわせてご確認ください。
まとめ
- マイドライブでは「オーナー・編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」の区分がある
- 共有ドライブでは「管理者・コンテンツ管理者・投稿者・閲覧者（コメント可）・閲覧者」の5段階
- オーナー権限は、他のユーザーに譲渡できる
- 目的に応じて、必要最小限の権限を選ぶことが基本
よくある質問（FAQ）
Q. オーナーが不在になった場合、ファイルはどうなりますか？
マイドライブの場合、オーナーのアカウントが削除されると、ファイルの扱いに影響が出ることがあります。重要なファイルは、共有ドライブでの管理も検討しましょう。
Q. 共有ドライブの「投稿者」と「編集者」は同じ意味ですか？
似た役割ですが、共有ドライブ特有の権限体系のため、名称や細かい挙動が異なります。
Q. 権限の種類は、今後変更される可能性がありますか？
Googleのサービス更新により、権限体系が変更されることもあるため、最新の設定画面を確認することをおすすめします。
