チームで使っているファイルを整理したいのに、Teamsの「ファイル」タブだけでは細かい操作ができない――そんなときに役立つのが、「SharePointで開く」という機能です。今回は、その使い方と活用場面を解説します。
この記事でわかること
- 「SharePointで開く」を選ぶ手順
- Teamsの「ファイル」タブとの違い
- SharePoint側でできること
- 見当たらないときの確認場所
結論から言うと、Teamsのチャネルにある「ファイル」タブから「SharePointで開く」を選ぶことで、そのチームのファイルが実際に保存されているSharePointサイトへ直接アクセスでき、より詳細なファイル管理ができるようになります。
1. 「SharePointで開く」を選ぶ手順
- 対象のチームのチャネルを開く
- 「ファイル」タブを選ぶ
- 上部の「…」（その他のオプション）を選ぶ
- 「SharePointで開く」を選ぶ
これで、ブラウザ上にそのチームのSharePointサイトが表示されます。
2. Teamsの「ファイル」タブとの違い
Teamsの「ファイル」タブは、日常的なファイルの確認やアップロードに使いやすいよう、シンプルに設計されています。一方、SharePoint側の画面では、より詳細な管理機能が使えます。
- ファイルの詳細な権限設定
- 独自のビュー（並び替え・絞り込み）の作成
- ごみ箱からの復元
- ファイルのバージョン履歴の確認
3. どんな場面でSharePointを使うべきか
- ファイルの権限を細かく設定したいとき
- 誤って削除したファイルを復元したいとき（別記事で紹介した「ごみ箱」機能）
- 大量のファイルを、独自の分類方法で整理したいとき
- 複数のチャネルをまたいで、共通のファイルビューを作りたいとき
日常的な使い方はTeamsのファイルタブで十分ですが、こうした込み入った作業が必要な場面では、SharePointを直接開く方が効率的です。
4. 「SharePointで開く」が見当たらない場合
このメニューが見つからない場合は、「投稿」タブではなく「ファイル」タブを開いているか確認しましょう。「ファイル」タブの「…」（3点メニュー）の中に格納されています。
5. ビュー機能を活用する
SharePoint側では、ファイルの一覧を独自の条件で並び替えたり絞り込んだりする「ビュー」を作成できます。一度作成したビューは、Teamsのチャネル内でも利用できるようになるため、頻繁に特定の条件でファイルを探す場合は活用してみましょう。
6. デスクトップアプリで直接開く裏技
SharePoint上のファイルを、ブラウザではなく手元のデスクトップアプリ（ExcelやWordなど）で直接開きたい場合、URLの先頭に特定の文字列（例：Excelファイルなら「ms-excel:ofe|u|」）を追加したリンクを使う方法もあります。頻繁に同じファイルをデスクトップアプリで開く場合、こうしたショートカットを用意しておくと便利です。
7. 権限がない場合の確認点
SharePointサイトを開こうとしてアクセスできない場合は、別記事で紹介した「チームやファイルにアクセスできないときの対処法」を参考に、SharePoint側のメンバー権限を確認してみましょう。
8. 管理者向けの機能が多いことに注意
SharePoint側の画面には、一般利用ではあまり使わない、管理者向けの設定項目も多く含まれています。不慣れなまま設定を変更すると、チーム全体のファイル管理に影響することもあるため、権限設定などの変更は、必要な範囲にとどめ、不安な場合は情報システム部門に相談しましょう。
まとめ
- 「ファイル」タブの「…」から「SharePointで開く」を選べる
- SharePoint側では、権限設定やごみ箱からの復元など、より詳細な管理ができる
- 独自のビューを作成し、ファイルを整理しやすくすることもできる
- 管理者向けの機能も多いため、不安な設定変更は情報システム部門に相談する
よくある質問（FAQ）
Q. SharePoint側で行った変更は、Teamsの表示にもすぐ反映されますか？
はい、基本的には同じデータを参照しているため、変更はTeams側にも反映されます。
Q. SharePointに直接アクセスできるURLは、どこで確認できますか？
「SharePointで開く」を選んだ際に表示されるアドレスバーのURLをブックマークしておくと、次回から直接アクセスできます。
Q. モバイル版のTeamsからもSharePointを開けますか？
環境によって操作性が異なりますが、ブラウザ経由でアクセスすることは可能です。
