気づけば業務連絡のほとんどがDMで行われていて、チャンネルがあまり活用されていない――そんな状態に心当たりはありませんか。今回は、DM中心の運用が抱える問題点と、改善策を解説します。
この記事でわかること
- DMに偏った運用が引き起こす問題
- チャンネルを中心にすべき理由
- DMを使うべき場面との使い分け
- チームで改善するための工夫
結論から言うと、DMは1対1・少人数の閉じたやり取りになるため、業務上の重要な情報がDMに偏ると、関係者以外が経緯を把握できなくなり、チーム全体の情報共有や、新しく加わったメンバーのキャッチアップが難しくなるという問題があります。
1. 情報が「サイロ化」してしまう
DMでのやり取りは、そのDMに参加しているメンバーしか内容を見ることができません。重要な決定事項がDMの中だけで進んでしまうと、他のメンバーは何が決まったのかを知る手段がなくなってしまいます。
2. 検索・振り返りがしにくくなる
チャンネルであれば、後から必要な情報を検索したり、新しく参加したメンバーが過去の経緯を追いかけたりすることが容易です。DMに情報が分散していると、必要なときに見つけ出すことが難しくなります。
3. 属人化のリスク
特定の担当者とのDMでしか共有されていない情報は、その担当者が不在（休暇・退職など）になった際に、他の誰も把握できていないという事態を招きます。
4. チャンネルを中心にすべき理由
チャンネルであれば、関係するメンバー全員が同じ情報にアクセスでき、透明性が保たれます。また、新しく参加したメンバーも、過去の履歴を遡ることで、スムーズに状況を把握できます。
5. DMを使うべき場面
すべてをチャンネルに移すべきというわけではありません。次のような場面では、DMの利用が適切です。
- 個人的な人事評価や、機微な内容の相談
- ちょっとした確認事項で、記録として残す必要性が低いもの
- チャンネル化するほどではない、単発の雑談
6. 業務連絡をチャンネルに移す工夫
「その件は〇〇チャンネルで共有してもらえますか」と、業務に関わる話題が出た際に、やんわりとチャンネルへの移動を促す習慣をチーム内でつけましょう。
7. 新しいチャンネルを作るハードルを下げる
「チャンネルを作るほどでもない」と感じてDMで済ませてしまうケースも多いため、気軽にチャンネルを作成できる文化を作ることも、DM偏重を防ぐ一つの方法です。
8. 定期的にDMの内容を振り返る
チームリーダーは、時々「最近DMでのやり取りが増えていないか」を振り返り、必要に応じてチャンネルでの共有を促す働きかけを行うとよいでしょう。
まとめ
- DM中心の運用は、情報のサイロ化や属人化のリスクを高める
- チャンネルを中心にすることで、透明性と検索性を保てる
- 機微な内容や単発の雑談には、引き続きDMが適している
- チーム全体で、業務連絡をチャンネルに集約する意識を持つことが大切
よくある質問（FAQ）
Q. 上司から個別にDMで指示が来ることが多いのですが、どう対応すべきですか？
内容が業務全体に関わる場合は、「関連メンバーにも共有してよいですか」と確認してみるとよいでしょう。
Q. すでにDMでやり取りしてしまった内容を、後からチャンネルに移すことはできますか？
別記事で紹介した「転送」機能を使うことで、該当のやり取りをチャンネルへ共有できます。
Q. 小規模なチームでも、この考え方は当てはまりますか？
人数が少なくても、情報の透明性を保つという観点では、同様に有効な考え方です。
