notion グループ化 をマスター！ 大切なポイント

仕事やプライベートで「情報が散らかって管理しきれない」と感じたことはありませんか？以前の私も、タスクと資料が入り混じった画面に途方に暮れ、大切なデータを見失う日々でした。

2021年10月に登場した新しい整理術が、そんな悩みを解決してくれます。プロパティごとにデータを分類し、複数の視点で同時に把握できる機能。まるでデスクの引き出しを整理整頓するように、デジタル情報を整えられる画期的な方法です。

従来のフィルター機能と異なり、カテゴリ分けした情報を1画面で俯瞰できる特徴があります。プロジェクトの進捗状況やチームメンバーの負荷割合を、色分けされたブロックで視覚的に確認できる仕組み。実際に使ってみると、資料探しの時間が3割減ったという声も聞かれます。*画像はイメージです。

この記事でわかること

• 2021年10月追加の新機能の核心的な特徴
• フィルター機能との明確な違いと併用方法
• サブグループ化を使った多層的な情報整理術
• プロパティ設定のコツと実践的な活用例
• 作業効率を2倍にする視覚的データ管理術

実際に機能を使い始めて3週間後、私のワークフローは劇的に変化しました。資料の検索時間が減り、本当に重要な作業に集中できるようになったのです。次の段落から、その具体的なノウハウを余すところなくお伝えします。

notion グループ化の基本概念とフィルターとの違い

デジタルワークスペースで「全体像が見えなくなる」問題を解決する方法が2つ存在します。どちらもデータ整理に役立つ機能ですが、適切に使い分けることが重要です。

基本機能の本質とは？

データ整理ツールの核心は「隠す」ではなく「見せる」技術にあります。プロパティ別に項目を分類し、色分けされたブロックで視覚化。1ページ内に複数カテゴリを並列表示できるため、資料の関連性が一目でわかります。

現場で役立つ使い分け術

プロジェクト管理では、まずグループ化で全体の進捗を把握。その後、特定課題にフォーカスする際にフィルターを適用するのが効果的です。

「グループ表示でチームの作業負荷が可視化され、適切な人員配置が可能に」

と実際のユーザーから感想が寄せられています。

重要なのは「広い視野」と「深い分析」のバランス。月次報告作成時にはグループ化を、緊急課題対応時にはフィルターを選択すると、作業効率が向上します。

サブグループ化を活用した詳細なデータ分類

デジタルデータの整理で次元を増やす方法が存在します。通常の分類機能に加え、二次元マトリックスで情報を整理する技術。これを使えば、複雑なデータ関係を瞬時に把握できるようになります。

ボードビューでの設定方法

3ステップで始められます。まずデータベースをボード表示に切り替え、右上の「・・・」メニューから「サブグループ」を選択。次に横軸と縦軸に使うプロパティをそれぞれ指定するだけです。

• 横軸：主要分類（例：進捗状況）
• 縦軸：補助分類（例：担当チーム）
• 自動更新：日付指定なら期間ごとに再編成

数値プロパティを選ぶ時は範囲設定が可能。「予算10-50万円」のようなカスタムグループも簡単に作成できます。設定変更はリアルタイムで反映されるので、試行錯誤しながら最適な分類を見つけましょう。

実務に活かす分類手法

営業管理では「商談段階×地域」、開発プロジェクトでは「優先度×担当者」の組み合わせが効果的。読書リストなら「ジャンル×読了状況」で、積ん読本が一目でわかります。

「請求書管理で支払期日×金額範囲の分類を使い、資金繰りが楽になりました」

日付を使う場合のコツがあります。相対期間指定（今週/来月）にすると、日付が過ぎても自動でグループが更新。手動調整が不要になるので、時系列データの管理が格段に楽になります。

実例で学ぶ notion グループ化 の使い方

実際の業務シーンで役立つ活用パターンを厳選しました。プロジェクト管理から個人のスケジュール整理まで、視覚的な情報整理が劇的に変わる具体例をご紹介します。

タスク管理への応用と具体例

複数プロジェクトを同時進行する場合、横軸に「進捗状況」、縦軸に「優先度」を設定。これにより、各案件の緊急度と作業ステージが色分けブロックで直感的に把握できます。

• 進行中のタスクが特定のプロジェクトに偏っていないか確認
• 完了済み項目の割合をチームメンバー別に比較
• 期日近いタスクを自動ハイライト表示

「3つのプロジェクトを1画面で管理できるようになり、週次報告の作成時間が半減しました」

データベースの視認性向上事例

日付プロパティを使う際のコツがあります。「相対日付」設定で「今月の締切」と「来月の予定」を自動分類。毎月1日にグループが更新されるので、手動調整が不要になります。

数値プロパティでは範囲指定が可能。「10-20時間」のタスクだけを抽出して表示するなど、柔軟なデータ操作が特徴です。設定変更は即時反映されるので、リアルタイム分析に最適です。

結論

デジタルツールを使いこなす最終ステップは、柔軟な視点切り替えにあります。データベースの表示設定を「Group by」から簡単に変更できる機能は、複数のプロパティを軸に情報を再構成する力を与えてくれます。

不要な分類を解除する時は、メニューで『None』を選ぶだけ。これまで別ページを作成したりフィルターを重ね掛けしたりしていた手間が、ワンクリックで解消されます。視覚的に整理された情報が、思考の整理にもつながる仕組みです。

基本操作から二次元分類まで習得すれば、タスク管理や資料整理の効率が飛躍的に向上。色分け表示と自動更新を組み合わせることで、「見える化」されたデータが意思決定をサポートします。

情報の海で迷わないために。この技術をマスターしたあなたのワークフローは、きっと昨日とは違う景色を見せてくれるでしょう。今日学んだ方法を実際に試しながら、自分に最適な活用パターンを見つけてみてください。