議事録係が毎回決まった人に偏っていて負担になっている、という職場も少なくないのではないでしょうか。「会議中はメモを取るのに必死で、話の内容に集中できない」――そんな悩みを解決してくれるのが、Teamsの「文字起こし（トランスクリプト）」機能です。今回は、この機能の基本的な使い方と、日本語対応の状況について分かりやすく解説します。
この記事でわかること
- 文字起こし機能の基本的な使い方
- 日本語への対応状況
- 文字起こしの確認・ダウンロード方法
- 活用するうえでのポイント
結論から言うと、Teamsの文字起こし機能は日本語にも対応しており、会議中の発言をリアルタイムでテキスト化してくれます。会議後は、録画と同じ場所からいつでも見返すことができます。
1. 文字起こし機能とは
文字起こし機能は、会議中の発言を自動的にテキストとして記録してくれる機能です。誰が、いつ、何を話したかが時系列で記録されるため、議事録を作る手間を大幅に減らせます。
2. 文字起こしを開始する方法
会議中に文字起こしを開始する手順は、次の通りです。
- 会議画面上部のメニューから「その他の操作（…）」を選択する
- 「レコーディングと文字起こし」の項目を選ぶ
- 「文字起こしを開始」を選択する
開始すると、参加者に文字起こしが開始されたことが通知されます。会議の録画と同時に自動で有効になる設定になっている場合もあります。
3. 日本語への対応状況
文字起こし機能は、日本語を含む複数の言語に対応しています。自分が話す言語（スポークン言語）を設定画面から選んでおくことで、日本語の発言も正しくテキスト化されます。
さらに、海外拠点とのやり取りが多い場合には、リアルタイムで翻訳表示できる機能もあります。この機能を使うには、話す側が設定した「スポークン言語」に加えて、読む側が「翻訳先の言語」を設定しておく必要があります。なお、通訳者機能（インタープリター）にも日本語は対応しています。
4. 文字起こしを確認・ダウンロードする方法
会議が終わったあとの文字起こしは、録画と同じ場所（会議のチャットまたはチャネルの「共有」タブ）から確認できます。テキスト全体を読み返せるほか、キーワードで検索して該当箇所だけを素早く探すこともできます。
なお、リアルタイムで翻訳表示していた内容は、会議終了後は元の話された言語（この場合は日本語）でのみ記録が残る点に注意しましょう。翻訳された内容をあとから見返したい場合は、会議中にスクリーンショットを撮るなどの対応が必要です。
5. 文字起こしを活用する場面
文字起こし機能は、次のような場面で特に役立ちます。
- 議事録作成の下書きとして使う
- 会議中にメモを取れなかった部分を、あとから確認する
- 誰がどの発言をしたか、責任の所在をはっきりさせたいとき
- 海外拠点とのやり取りで、言語の壁を減らしたいとき
動画をすべて見返すよりも、テキストをキーワード検索する方がずっと速く、目的の発言にたどり着けます。
6. 文字起こしを使ううえでの注意点
便利な機能ですが、いくつか注意点もあります。
まず、音声認識の性質上、専門用語や固有名詞、複数人が同時に話した場面などでは、テキスト化の精度が下がることがあります。重要な内容は、文字起こしをそのまま信用せず、必要に応じて録画本体でも確認する習慣をつけましょう。
また、文字起こしをオンにすると参加者に通知される仕組みになっているため、勝手に記録を取っていると誤解されないよう、目的を一言伝えてから始めることをおすすめします。特に社外の方が参加する会議では、事前の同意を取っておくとより丁寧です。
7. 文字起こしと録画、どちらを使うべき？
「録画と文字起こし、両方必要なの？」と迷う方もいるかもしれません。基本的には両方同時に記録しておき、用途に応じて使い分けるのがおすすめです。素早く内容を確認したいときは文字起こし、表情や資料の詳細まで確認したいときは録画、というように役割が異なります。
8. 議事録作りをさらに効率化するコツ
文字起こしのテキストは、そのままだと発言がすべて時系列で並んだ状態になっており、正式な議事録としてはやや読みにくいこともあります。効率よく議事録に仕上げるコツとして、会議中に「これは重要な決定事項だ」と感じた場面で、あらかじめチャットやメモに簡単な目印（「★決定事項」など）を残しておく方法があります。あとで文字起こしを見返す際に、その目印を検索すれば、重要な部分だけを素早く拾い出せます。
9. 文字起こしが正しく機能しないときは
まれに、文字起こしがうまく開始されない、または途中で止まってしまうことがあります。多くの場合、通信環境の不安定さや、Teamsアプリの一時的な不具合が原因です。会議中に気づいた場合は、一度「文字起こしを停止」してから、再度「開始」を選び直すことで復旧することがあります。それでも改善しない場合は、録画機能の方は正常に動いていることが多いため、録画を頼りに内容を振り返るという方法も検討してみてください。
10. 文字起こしを活用している人が意識していること
文字起こし機能を上手に活用している方に共通しているのは、「会議中はメモを最小限にして、内容そのものに集中する」という姿勢です。すべてをメモしようとすると、かえって議論への参加が疎かになってしまいます。文字起こしという「安全網」があることを前提に、会議中は発言や質問に集中し、詳細の確認はあとから文字起こしで補う、という役割分担を意識すると、会議の質そのものも上がっていきます。
11. 複数人が同時に話す場面での限界
文字起こし機能は非常に便利ですが、万能ではありません。特に、複数人が同時に発言してしまう場面や、笑い声・雑音が混ざる場面では、テキスト化の精度がどうしても下がります。「誰が」「何を」話したかの記録として完璧を求めるのではなく、あくまで議事録作成を助けてくれる補助的なツールとして捉えておくと、過度な期待によるがっかり感を減らせます。
12. 議事録係の負担軽減という副次的な効果
文字起こし機能の導入は、単なる便利機能にとどまらず、チーム運営そのものにも良い影響を与えます。これまで特定の人に偏りがちだった「議事録係」の負担が減ることで、全員がより対等に会議へ参加しやすくなります。新人や若手社員も、メモ取りに気を取られず発言に集中できるようになるため、会議全体の活発さにもつながりやすい機能だと言えるでしょう。
まとめ
- 文字起こし機能は、会議中の発言を自動でテキスト化してくれる
- 日本語にも対応しており、スポークン言語の設定から選択できる
- 会議終了後は、録画と同じ場所から確認・検索できる
- 専門用語や同時発言では精度が下がることがあるため、重要な内容は録画でも確認する
- 社外の方が参加する会議では、事前に一言伝えておくと丁寧
よくある質問（FAQ）
Q. 文字起こしをオフにすることはできますか？
会議のオプションから、文字起こし・録画機能自体をオフにする設定ができる場合があります。会社の管理者によって制限されているケースもあります。
Q. 文字起こしのテキストは編集できますか？
基本的には自動生成されたテキストをそのままの形で確認する機能です。編集して正式な議事録として仕上げたい場合は、別の文書ツールにコピーして整えるとよいでしょう。
Q. 英語で話した部分だけ日本語に翻訳されないのはなぜですか？
リアルタイム翻訳は、会議の開催者がTeams Premiumなどの対象ライセンスを持っている場合に利用できる機能です。利用できない場合は、契約プランを確認してみてください。
