チームの業務の流れを、Notionで管理したい――そんな時に使える機能を、解説します。
この記事でわかること
- ステータスプロパティの使い方
- オートメーションでできること
- ボタンでできること
結論から言うと、「ステータス」で進捗を管理し、「オートメーション」や「ボタン」で、定型の操作を自動化できます。
1. ステータスプロパティ
「未着手」「進行中」「完了」の3つのグループで、進捗を管理できます。ボードビューと組み合わせると、進み具合が一目で分かります。
2. データベースオートメーション
- トリガー：ページの追加、プロパティの編集、定期実行（毎日・毎週・毎月）
- アクション：プロパティの編集、他のデータベースへのページ追加、通知、Gmail送信、Webhook、Slack通知など
ほとんどの機能は、有料プランが対象で、無料プランはSlack通知のみと案内されています。オートメーションが、別のオートメーションを起動することは、できません。
3. ボタン
ボタンは、全プランで使えます。ページやブロックの挿入、ページの追加・編集、通知、確認の表示、URLを開くなどができます。Gmail送信とWebhookは、有料プラン限定です。
4. テンプレート
データベースごとに、標準化した内容をテンプレートにして、繰り返し設定で自動作成できます。
5. 使い方の例
- 申請が追加されたら、ステータスを「未着手」にする
- ステータスが変わったら、担当者に通知する
- 毎週、定例の確認ページを自動作成する
まとめ
- ステータスで、進捗を見える化する
- オートメーションは、有料プランが中心
- ボタンは、全プランで使える
よくある質問（FAQ）
Q. 無料プランでも、業務フローは作れますか？
ステータスとボタンで、基本的な管理は可能です。
Q. 承認フローは作れますか？
ステータスとオートメーションの組み合わせで、近いことができます。
Q. 外部サービスと連携できますか？
SlackやGmail、Webhookなどが、公式に案内されています。
