Notion 1日のスケジュール で管理する:notion 1日のスケジュールを作成する手順

朝のコーヒーを飲みながら、今日やるべきことを頭の中で整理する時間。スマホのリマインダーが鳴り、手帳に書いたメモが埋もれていく…。「本当にこれで効率的なのかな？」と感じた経験はありませんか？

現代のビジネスパーソンが抱える最大の課題は、「やりたいこと」と「やるべきこと」のバランス。特にフリーランスや多忙な方は、管理ミスがストレスや成果低下につながりやすいものです。

15年以上フリーランスとして活動してきた筆者がたどり着いた答えが、Notionを使った柔軟なスケジュール設計。従来の手帳やアプリと違う点は、タスクと目標を同時に可視化できる点にあります。

この記事では、複数のプロジェクトを並行する方でも「迷わず」「焦らず」進めるコツを解説。日々の計画が自然と成果につながる仕組みを、具体的な画面例と共にお伝えします。*画像はイメージです。

この記事でわかること

• 従来の管理ツールでは解決できなかった根本的な課題
• デジタルツールを活用した時間設計の新常識
• タスクと目標を連動させる具体的な方法
• 週単位で成果が積み上がる計画の立て方
• ストレスフリーな進捗管理のテクニック

Notionでのスケジュール管理の基本を理解する

タスク管理アプリを5つも使い分ける必要はもうありません。オールインワンツールの真価は、情報の分散を解消する点にあります。まずは「デジタルワークスペース」という概念から紐解いていきましょう。

デジタルツールの新次元

従来のカレンダーアプリが「日時とタイトルだけ」を記録するのに対し、このツールでは議事録や関連ファイルを直接紐付けられます。

「会議の前日に資料を探す時間がゼロになった」

というユーザーの声が物語るように、情報の検索時間を80%削減できる事例も報告されています。

比較表で見る特徴

最大の違いは「目的に応じて形を変える柔軟性」にあります。例えばプロジェクトごとにカラーチャートを作成し、進捗率を自動計算するような使い方も可能。複数のツールを行き来する手間がなくなり、「本当に重要な作業」に集中できる環境が整います。

ただし、モバイルでの即時通知機能については専用アプリに劣る面も。使い方を選ぶツールと言えるでしょう。次の章では、実際の設定方法を具体的に解説していきます。

notion 1日のスケジュールを作成する手順

デジタルワークスペースを使った計画作成は、3つのステップで完成します。最初に「情報の土台作り」、次に「自動化設定」、最後に「視覚的整理」がポイント。これらを意識すると、1週間後でも迷わず進められる仕組みが作れます。

準備と初期設定のポイント

まず画面左上の「＋New page」を選択。分かりやすい名前をつける際のコツは、「プロジェクト名＋期間」を組み合わせること。例えば「Web制作_7月計画」のようにすると、後からの検索が楽になります。

データベース作成時は、「/database」と入力してフルページタイプを選択。重要なプロパティ設定では、次の4項目を必ず設定しましょう：

• タスク名（タイトル）
• 開始/終了日（Date）
• 優先度（Select）
• 進捗状況（Status）

テンプレートの選び方とカスタマイズ

初期設定後は、画面右上の「Templates」から好みのデザインを選びます。時間管理が苦手な方には、15分単位で記入できる「タイムブロック型」がおすすめ。反対に、柔軟性を重視するなら、タスクをドラッグで移動できる「ボード表示」が適しています。

カスタマイズの際は、「プロパティの表示/非表示」を調整すると画面がすっきり。色分け設定を活用すれば、重要な予定が一目で分かるようになります。例えば締切日3日前から自動で赤く変化するように設定すれば、見落とし防止に効果的です。

効率的なタスク管理と時間配分のコツ

締切間際に焦って作業するのは、生産性が低下する原因の1つ。ここでは「時間を味方につける」ための具体的な手法を解説します。まず重要なのは、タスクを単なるToDoリストではなく「意味のある行動」として捉える視点です。

タスクの優先順位と目的の明確化

メール返信とクライアントミーティング、どちらを先にすべきか迷った時は「5年後の自分に必要な行動」を想像してみてください。例えば「新規契約獲得」につながる作業は、単発の対応業務より優先度が高い場合があります。

実際の現場では、「この作業で誰が喜ぶか？」と自問する方法が有効。目的を言語化すると、自然と優先順位が明確になります。1日3分の振り返りタイムを設けると、判断精度が向上します。

所要時間の見積もりと環境の確認

作業時間を正確に見積もるコツは、「過去の実績データ」を参照すること。例えば資料作成なら、前回の作業時間に1.5倍をかけて計算します。移動中や隙間時間にできるタスクには、スマホマークを付けると便利です。

集中が必要な作業は、「環境チェックリスト」を作成しましょう：

• パソコン充電は十分か
• 周囲の騒音レベル
• 照明の明るさ
• 緊急連絡の有無

午前中は論理的作業に適し、食後は創造的な業務が向くなど、体内リズムを活用するのもポイント。自分に合ったリズムを見つけると、無理のないスケジュールが組めます。

Notionカレンダーの活用法

予定管理でよくある「アプリを行き来する手間」を解消する秘訣が、カレンダー機能の最適化にあります。ここでは視覚的な操作と外部ツール連携のコツを解説します。

カレンダー表示への切り替え方法

データベース右上の「View」から「Calendar」を選択。表示モードの切り替えは3秒で完了します。

各モードの特徴を比較すると：

特に週表示では、タスクをドラッグして時間調整ができます。リアルタイムで予定を更新したい時におすすめです。

Googleカレンダーとの連携手順

2つの方法でgoogle カレンダーと同期できます：

1. 公式「Notion Calendar」アプリをインストール後、Googleアカウントでログイン
2. Googleカレンダーの公開URLをNotionページに「/embed」で貼り付け

双方向同期の場合、会議の変更が自動反映されます。埋め込み方式では、次の点に注意：

• 更新に最大1時間かかる
• 編集機能は制限される
• 色分け設定が保持される

「チーム全員の予定が1画面で把握できるようになり、調整時間が半減しました」

この連携により、可視化されたスケジュール管理が実現。複数ツールを使い分ける必要がなくなり、作業効率が向上します。

スケジュールとタスクの可視化テクニック

毎日の予定を効果的に管理する秘訣は、全体像を把握することから始まります。ここでは時間の流れを立体的に捉え、「見える化」する具体的な手法をお伝えします。

24時間を視覚化するアイデア

時間ブロック管理の基本は、固定予定と自由時間の区別。会議や送迎など動かせない予定を赤色で囲み、空き時間を水色で表示すると、予定の可視化が簡単にできます。

カテゴリー分けでは、仕事・家事・自己投資の3色を使い分けるのがおすすめ。ドラッグ操作でタスクを移動させながら、優先順位に応じた配置を決めましょう。重要な作業は画面中央に配置すると、自然と意識が向きます。

緊急度と重要度を判断する時は、四分割マトリクスが役立ちます。右上の「今すぐ実行」領域だけに集中することで、時間あたりの生産性が2倍向上した事例も報告されています。

最後に週初めに全体像を確認する習慣をつけましょう。予定の重なりや空白時間が一目で分かるようになると、無理のない計画が立てられます。視覚化の力で、時間管理のストレスから解放されましょう。