※イメージ画像です（AIにより生成）
結論から先に言うと、NotebookLMに会議の録音データや文字起こしを読み込ませることで、要点を整理した議事録の下書きをしっかりと作ってもらうことができます。難しく考えなくて大丈夫です。順番にやれば誰でもすぐに会議の効率化に役立てられます。今回は、NotebookLMを使って会議の議事録を作成する使い方を、会議の効率化のポイントとあわせて解説します。
- この記事でわかること
- 1. 議事録作成にNotebookLMを使うメリット
- 2. 具体的な作成手順
- 3. 質の高い議事録にするコツ
- 4. 使う際の注意点
- 4-2. オンライン会議との相性
- まとめ
- よくある質問（FAQ）（本記事は執筆時点の情報です）
- 5. 会議の生産性を高める第一歩として
- 6. パソコン教室で見てきた事務作業の悩み
- 7. チームで議事録作成のルールを統一する
- 8. 過去の議事録を検索・振り返る際にも便利
- 9. 議事録作成が苦手なメンバーのサポートにも
- 10. 議事録以外の会議記録への応用
- 11. 議事録作成にかかる時間を数字で実感する
- 12. 議事録のテンプレート化とNotebookLMの組み合わせ
- 13. 長期的な視点でツールを使いこなす
この記事でわかること
- 議事録作成にNotebookLMを使うメリット
- 具体的な作成手順
- 質の高い議事録にするコツ
- 使う際の注意点
1. 議事録作成にNotebookLMを使うメリット
会議の議事録を一から手作業でまとめるのは、想像以上に時間も手間もかかる大変な作業です。NotebookLMを使えば、録音データの文字起こしや会議中のメモをソースとして読み込ませ、「要点をまとめて」とお願いするだけで、議事録の下書きを作成してもらえます。
特に、長時間の会議や、複数の議題が入り混じった会議では、後から内容を整理し直す作業に苦労しがちですが、NotebookLMを使えば、議題ごとに整理された形で要点を抽出してもらうことができます。
2. 具体的な作成手順
まず、会議の録音データを文字起こしツールでテキスト化し、そのテキストファイルをNotebookLMのソースとして追加します。その後、「この会議の決定事項と今後のアクションアイテムをまとめて」と質問すれば、必要な情報をきちんと抜き出してもらえます。
AIを使えば、この作業、実は5分で終わります。あとは、作成された下書きをよく確認し、必要に応じて言葉遣いや表現を調整して、正式な議事録として仕上げていく流れになります。
3. 質の高い議事録にするコツ
質の高い議事録を作るコツは、質問の仕方を工夫することです。「決定事項」「保留事項」「次回までの宿題」といった項目ごとに丁寧に分けて質問すると、より整理された形で情報を得られます。
つまずきやすいポイントを先回りしてお伝えすると、漠然と「要約して」とだけお願いすると、議事録として使いにくい形式で出力されることがあります。具体的なフォーマットを指定して質問することをおすすめします。
4. 使う際の注意点
会議の内容には、社外秘の情報や個人情報が含まれることがあります。録音データや文字起こしをアップロードする際は、会社の情報管理ルールにきちんと従い、必要な範囲でのみ利用するようにしましょう。
また、AIが作成した議事録は、あくまで下書きとして扱い、決定事項の正確性については必ず自分の目でしっかりと確認することが大切です。
4-2. オンライン会議との相性
Zoom や Google Meet などのオンライン会議ツールには、自動文字起こし機能が搭載されているものもあります。この文字起こしデータをそのままNotebookLMに読み込ませれば、録音データを別途テキスト化する手間を省き、よりスムーズに議事録作成の流れを作ることができます。
まとめ
- NotebookLMは録音データや文字起こしから議事録の下書きを作成できる
- 議題ごとに整理された要点を抽出してもらえる
- 具体的なフォーマットを指定して質問すると質の高い議事録になる
- 社外秘情報の扱いには十分注意し、内容は自分でも確認する
よくある質問（FAQ）（本記事は執筆時点の情報です）
Q. 録音データを直接アップロードできますか？
対応形式によりますが、多くの場合は文字起こしテキストの利用が現実的です。
Q. 発言者ごとに整理してもらえますか？
文字起こしデータに発言者情報が含まれていれば、ある程度整理してもらえます。
Q. 議事録のフォーマットは指定できますか？
はい、質問の仕方で希望のフォーマットに近づけることができます。
Q. 英語の会議にも対応していますか？
はい、多言語の資料に対応しています。
Q. 会議中にリアルタイムで使えますか？
会議後にまとめて処理する使い方が一般的です。
Q. 誤字脱字も直してもらえますか？
ある程度の整理は可能ですが、最終確認は自分で行いましょう。
Q. アクションアイテムだけを抜き出せますか？
はい、そのように質問すればピンポイントで抽出できます。
Q. 複数回の会議をまとめて管理できますか？
ソースを追加していくことで、複数回分をまとめて扱うこともできます。
Q. 議事録の共有はどうすればよいですか？
作成した下書きをもとに、社内の共有ツールで配布するのが一般的です。
Q. 無料でも議事録作成に使えますか？
基本機能は無料の範囲で利用できます。
5. 会議の生産性を高める第一歩として
議事録作成の負担が減ることで、会議そのものの内容に集中しやすくなります。NotebookLMをうまく活用し、会議後の事務作業を効率化することで、より生産的な働き方につなげていきましょう。
まずは身近な会議から、少しずつ取り入れてみることをおすすめします。
6. パソコン教室で見てきた事務作業の悩み
パソコン教室で社会人の方から相談を受ける中で、議事録作成に苦手意識を持っている方は意外と多いという印象があります。話を聞きながら要点をまとめるのは、慣れていないと思った以上に難しい作業です。
NotebookLMのようなツールを使えば、まず要点整理の土台を作ってもらい、そこから自分の言葉で仕上げていくという進め方ができるため、議事録作成のハードルをぐっと下げることができます。まずは一度試してみて、自分に合った使い方を見つけてみてください。
7. チームで議事録作成のルールを統一する
複数のメンバーが交代で議事録を担当している職場では、人によって書き方や粒度がバラバラになりがちです。NotebookLMを使って一定のフォーマットで要点を抽出する流れを作っておけば、担当者が変わっても一定の品質を保ちやすくなります。
チーム全体で同じ質問の仕方（プロンプト）を共有しておくことで、議事録作成の属人化を防ぎ、誰が担当しても同じような質の高い議事録を作成できる仕組みづくりにもつながっていくでしょう。
8. 過去の議事録を検索・振り返る際にも便利
複数回にわたるプロジェクトの会議では、「あの件はいつ、どのように決まったのか」を後から振り返りたい場面がよくあります。過去の議事録をまとめてNotebookLMのソースとして蓄積しておけば、「〇〇について過去にどんな話し合いがあったか教えて」と質問するだけで、該当する経緯をすぐに探し出すことができます。
手作業でファイルを一つずつ開いて確認する手間が省けるため、プロジェクトが長期化するほど、この振り返りの効率化の恩恵は大きくなっていきます。過去の意思決定の経緯を素早く確認できることは、新しいメンバーが途中からプロジェクトに参加する際の引き継ぎ資料としても役立ちます。
9. 議事録作成が苦手なメンバーのサポートにも
新入社員や、議事録作成にまだ慣れていないメンバーにとって、会議の内容を整理してまとめる作業は大きな負担になりがちです。NotebookLMを使って要点整理のたたき台を用意しておけば、経験の浅いメンバーでも、比較的スムーズに議事録を仕上げられるようになります。
先輩社員がゼロから指導する時間を減らしつつ、後輩が実践を通じて要点整理のコツを学んでいける、という副次的な教育効果も期待できるでしょう。
10. 議事録以外の会議記録への応用
議事録に限らず、研修やセミナーの内容を記録する際にもNotebookLMは応用できます。講演の録音データや配布資料をソースとして読み込ませておけば、後から「重要なポイントを振り返りたい」と思ったときに、すぐに該当箇所を確認できます。
社内研修の内容を整理してマニュアル化する際にも、同様の考え方で活用できます。記録することが目的化してしまわないよう、あくまで振り返りや共有をスムーズにするための手段として、上手に取り入れていくとよいでしょう。
11. 議事録作成にかかる時間を数字で実感する
議事録作成にどれくらいの時間がかかっているか、意識したことがある方は意外と少ないかもしれません。実際に時間を計測してみると、1時間の会議の議事録をまとめるのに、30分から1時間程度かかっているケースも珍しくありません。
NotebookLMを活用してこの作業を効率化できれば、月に何時間もの時間を他の業務に充てられるようになります。小さな効率化の積み重ねが、チーム全体の生産性向上につながっていくことを実感できるはずです。まずは1回の会議で試してみて、どれだけ時間を短縮できたかを比較してみるのもおすすめです。
12. 議事録のテンプレート化とNotebookLMの組み合わせ
多くの会社では、議事録に一定のテンプレート（決定事項、懸案事項、次回アクションなど）が用意されています。NotebookLMを使う際も、このテンプレートに沿った質問をあらかじめ用意しておくことで、毎回安定した品質の議事録を効率よく作成できます。
例えば、「決定事項を箇条書きで」「保留になった議題とその理由を」「次回までに誰が何をするかを」といった具合に、テンプレートの項目ごとに個別の質問を投げかけることで、より実用的な議事録に近づけることができます。自社のテンプレートに合わせた質問集を作っておくと、チーム全体での活用もスムーズになるでしょう。
13. 長期的な視点でツールを使いこなす
議事録作成の効率化は、一度の会議で劇的な変化を感じるものではないかもしれませんが、日々の積み重ねによって、確実にチーム全体の働き方を変えていく力を持っています。焦らず、少しずつ自分たちの会議スタイルに合った活用方法を見つけていってください。
継続的に使い続けることで、NotebookLMが単なる便利ツールではなく、チームの生産性を支える欠かせない存在になっていくはずです。
