共同作業のためにGoogleDriveのファイルを「編集者」権限で共有したい――そんな時の設定方法と、知っておきたいリスクを解説します。
この記事でわかること
- 編集者権限を付与する手順
- 編集者に許可される操作
- 編集者権限のリスク
- リスクを抑える運用の工夫
結論から言うと、編集者権限を与えた相手は、内容の編集だけでなく、ファイルの削除や移動、新規ファイルの追加まで自由に行えます。共有相手は慎重に選びましょう。
1. 編集者権限を付与する手順
- ファイルまたはフォルダーを選び、「共有」を選ぶ
- 追加したい相手のメールアドレスを入力する
- 権限のプルダウンから「編集者」を選ぶ
- 「送信」を選ぶ
2. 編集者に許可される操作
- ファイルの内容を編集する
- ファイルを削除する
- ファイルを別のフォルダーへ移動する
- 新しいファイルを追加する
- （設定によっては）他のユーザーへの共有権限を変更する
3. 編集者権限のリスク
編集者権限は非常に強い権限であるため、誤操作による削除や、意図しない上書きが起きるリスクがあります。特に、重要な資料や、他の人も参照する共有フォルダーでは注意が必要です。
4. リスクを抑える運用の工夫
- 本当に編集が必要な相手にだけ、編集者権限を与える
- 閲覧のみでよい相手には「閲覧者」または「コメント可」を選ぶ
- 重要なファイルは、バージョン履歴を確認できるようにしておく
5. 誤って削除・変更された場合の対応
編集者によって誤って削除や変更が行われた場合でも、ゴミ箱からの復元や、バージョン履歴を使った巻き戻しで対応できることがあります。詳しくは、別記事「GoogleDriveで削除したファイルを復元してバックアップする方法」もご確認ください。
6. 共有設定の変更権限について
既定では、共有設定の変更（他の人への権限付与など）は、ファイルの所有者のみが行えます。編集者にもこの権限を与えたい場合は、共有設定の詳細オプションから個別に許可する必要があります。
7. 組織アカウントでの編集者権限
会社のGoogle Workspaceアカウントでは、組織のポリシーによって、外部ユーザーへの編集者権限付与が制限されている場合があります。うまく設定できない場合は、情報システム部門に確認しましょう。
8. 編集者権限を後から見直す
一度付与した編集者権限も、後からいつでも変更・削除できます。プロジェクトが終了したら、共有権限を見直す習慣をつけましょう。
まとめ
- 編集者権限は、「共有」画面からメールアドレスを指定して付与する
- 編集者は、削除・移動・新規作成まで自由に行える強い権限
- 本当に必要な相手にだけ、慎重に付与する
- 誤操作が起きても、復元やバージョン履歴で対応できる場合がある
よくある質問（FAQ）
Q. 編集者権限を持つ人が、他の人を勝手に招待することはできますか？
既定の設定では、共有権限の変更は所有者のみが行えます。
Q. 編集者権限を一時的にだけ与えることはできますか？
権限の付与・削除はいつでも手動で行えますが、自動的に期限切れにする機能は、プランによって利用できる場合とできない場合があります。
Q. 編集者がファイルを削除した場合、所有者に通知されますか？
操作の種類によっては通知が届く場合がありますが、必ずしもすべての操作が通知されるわけではありません。
