OneDriveでグループを作成してファイルを管理する方法

チームやプロジェクトメンバーと、ファイルを共同で管理したい――そんな時に使える「グループ」の作り方と、メンバー管理の注意点を解説します。

この記事でわかること

• OneDriveでの「グループ」機能の実態
• グループを作成する具体的な手順
• グループ作成後にできること
• メンバー管理の注意点

結論から言うと、OneDrive単体に独立した「グループ」機能があるわけではなく、Outlookから作成する「Microsoft 365グループ」を利用することで、チームでのファイル共同管理が可能になります。

1. 「グループ」の正体を理解する

OneDriveの共有ライブラリ機能から作成できる「グループ」は、実際にはMicrosoft 365グループという仕組みです。グループを作成すると、専用のドキュメントライブラリ（SharePointチームサイト）が自動的に用意され、そこにファイルを保存・共有できます。

2. グループを作成する手順

1. Outlookを開き、「新しいグループ」を選ぶ
2. グループ名を入力する
3. プライバシー設定（パブリック／プライベート）を選ぶ
4. メンバーのメールアドレスを追加する
5. 「作成」を選ぶ

OneDrive側からも、共有ライブラリの新規作成メニューからグループを作成できる場合があります。

3. グループ作成後にできること

グループを作成すると、以下が自動的に用意されます。

• 共有ドキュメントライブラリ（ファイル保存・共同編集用）
• 共有カレンダー
• グループ用のメールアドレス

4. メンバーの追加・削除

メンバーの追加・削除には、所有者権限が必要です。Outlookのグループ画面から「メンバー」を選び、追加・削除の操作を行います。

5. メンバー管理で注意すべきポイント

• 退職者や異動したメンバーは、早めにグループから削除する
• 外部ゲストを追加している場合、定期的にアクセスの必要性を見直す
• プライバシー設定（パブリック／プライベート）を、用途に応じて正しく選ぶ

6. プライバシー設定の違い

• パブリック：組織内の誰でもグループの内容を見られる
• プライベート：所有者が承認したメンバーのみアクセスできる

機密性の高いプロジェクトでは、プライベート設定を選びましょう。

7. Teamsとの連携

Microsoft 365グループは、Teamsのチーム作成時にも自動的に作られる仕組みと連動しています。すでにTeamsでチームを作っている場合、対応するグループのドキュメントライブラリが存在することがあります。

8. グループを解散したい場合

不要になったグループは、Outlookの設定画面から削除（グループの削除）できます。削除すると、関連するファイルやカレンダーも削除されるため、事前に必要なデータのバックアップを取っておきましょう。

まとめ

• OneDrive単体の「グループ」機能ではなく、Microsoft 365グループの仕組みを利用する
• Outlookから「新しいグループ」で作成でき、自動的に共有ライブラリが用意される
• メンバー管理は所有者権限が必要で、定期的な見直しが望ましい
• グループの削除は、関連データも消えるため慎重に行う

よくある質問（FAQ）

Q. 個人向けの無料OneDriveでもグループ機能は使えますか？

グループ機能は、組織向けのMicrosoft 365環境を前提とした機能です。個人向け無料プランでは利用できない場合があります。

Q. グループのメンバーは何人まで追加できますか？

組織のプランによって上限が異なるため、多くのメンバーを追加する場合は事前に確認することをおすすめします。

Q. グループを作成すると、既存のOneDriveの個人ファイルに影響しますか？

いいえ、グループ用のライブラリは個人のOneDriveとは別の場所に作られるため、既存ファイルには影響しません。