毎回同じGoogle MeetのURLで会議を開いている――そんな運用に潜むリスクと、安全に使うためのコツを解説します。
この記事でわかること
- 会議コードの有効期間
- URLを使い回すリスク
- 定例会議での使い方
- 具体的な対策
結論から言うと、URLを使い回すこと自体は便利ですが、URLを知っている人がいつでも再入室できる状態が続く点に、注意が必要です。不要になったURLは削除し、承認制などを活用しましょう。
1. 会議コードの有効期間
作成方法によって、会議コードの有効期間は異なります。
- カレンダーで作成した会議：60日間未使用、または将来の予定に紐づいていないと、期限切れになる
- ニックネーム付きの会議：全員が退出した時点で、直ちに期限切れになる（Google Workspaceユーザー向け）
- ChatやGmailなどから始めた会議：最後に使ってから、365日後に期限切れになる
2. 定例会議での一般的な使い方
定例会議では、Googleカレンダーの「繰り返しの予定」を使い、同じURLで毎回開催するのが定番の方法です。
3. 使い回しのリスク
- URLを知っている人が、会議のない時間にも入室できる
- 退職者や、社外の関係者に、古いURLが残る
- 誤送信されたURLが、そのまま有効になっている
4. 対策1：不要になった予定を削除する
プロジェクトが終了したり、メンバーが入れ替わったりしたら、繰り返しの予定を削除しましょう。
5. 対策2：参加者の承認制を使う
主催者が参加者を承認する設定にしておけば、URLが漏れても、勝手に入室されるリスクを抑えられます。承認の方法は、別記事「Google Meetの参加リクエストを承認する方法」をご覧ください。
6. 対策3：社外の参加者が多い会議は、都度URLを作る
社外の参加者が多い会議は、毎回新しいURLを作成し、使い回さないのが安全です。
7. 対策4：管理設定で、匿名・外部ユーザーの参加を制限する
会社のGoogle Workspaceアカウントでは、管理者が、匿名ユーザーや外部ユーザーの参加を制限する設定ができます。詳しくは、別記事「Google Meetで知らない人からの招待を安全に拒否する方法」も参考にしてください。
8. 予定を複製した時のURLについて
「予定を複製すると、同じ会議URLは引き継がれなくなった」という変更が報じられています。ただし、公式での確認は取れていないため、実際の挙動は、画面で確認してから使いましょう。
まとめ
- 会議コードの有効期間は、作成方法によって異なる
- URLの使い回しは、再入室のリスクが続く点に注意
- 不要な予定の削除、承認制の活用が、基本的な対策
- 社外の参加者が多い会議は、都度新しいURLを作る
よくある質問（FAQ）
Q. 定例会議のURLを、毎回変えるべきですか？
社内のみで、参加者が固定の会議であれば、使い回しても大きな問題はありません。機密性に応じて判断しましょう。
Q. URLが漏れてしまった場合は？
その予定を削除し、新しい会議として設定し直しましょう。
Q. 期限切れになったURLは、再び使えますか？
新しい会議を作成し、あらためてURLを共有する必要があります。
