Microsoft Teamsでゲストの表示名を変更する方法

社外の方とのやり取りだからこそ、細かい表示にも気を配りたいものです。社外の取引先をゲストとしてTeamsに招待したところ、表示名が分かりにくい状態になっていた――そんなとき、どう直せばよいのでしょうか。今回は、ゲストユーザーの表示名を変更する方法を解説します。

この記事でわかること

結論から言うと、表示名の変更方法は「招待する前」か「招待した後」かで異なります。招待後の変更には、管理者権限が必要になる点も押さえておきましょう。

まだ招待していない段階であれば、比較的自由に表示名を設定できます。

この方法なら、最初から分かりやすい名前（会社名+氏名など）で招待できます。

すでに招待済みのゲストの表示名を変更したい場合は、管理者権限を持つユーザーが、次の手順で対応します。

ここが重要なポイントです。ゲスト自身が、招待完了後に自分で表示名を変更することは基本的にできません。 変更できるのは、組織の管理者権限を持つユーザーのみです。

「自分の表示名がおかしいので直したい」というゲストからの要望があった場合は、招待元の組織の管理者に依頼する必要があります。

表示名を変更したのに、画面上にはまだ古い名前が表示されている、ということがあります。

対処法：

この操作で、変更後の表示名がすぐに反映されることが多いです。反映に時間がかかる場合もあるため、少し時間を置いて確認するのも有効です。

ゲストとして招待された側で、「名前を変更するための入力欄が見当たらない」という状況もあります。これは、そもそもゲストユーザーには表示名の自己変更権限が与えられていない仕様によるものです。前述の通り、変更は招待元組織の管理者に依頼する形になります。

複数の社外関係者とやり取りするプロジェクトでは、表示名が分かりにくいと、「これは誰からのメッセージだろう」と混乱することがあります。ゲストを招待する際は、あらかじめ「会社名+氏名」のような命名ルールを決めておくと、あとで見返したときにも分かりやすくなります。

複数の社外ゲストを招待するプロジェクトでは、招待の都度、表示名の設定ルールを確認する手間を減らすために、あらかじめ「ゲスト招待時の命名ルール」をチーム内で文書化しておくと、担当者が変わっても一貫した運用ができます。

社外ゲストを頻繁に招待する組織では、管理者があらかじめ「表示名は会社名+氏名の形式で統一する」といったルールを決めておくと、都度の対応の手間を減らせます。招待作業を複数の担当者で分担している場合は、このルールを共有しておくことも忘れずに行いましょう。

表示名の変更とあわせて、ゲストユーザーがアクセスできるチャネルやファイルの範囲も、この機会に確認しておくとよいでしょう。表示名だけを整えても、アクセス権限が適切に設定されていなければ、セキュリティ上の課題が残ってしまいます。

Q. 自分が管理者かどうか、どう確認すればいいですか？

Microsoft 365の管理センターにアクセスできるかどうかで確認できます。分からない場合は、情報システム部門に確認してください。

Q. 複数のゲストの表示名を一括で変更することはできますか？

個別に変更する方法が基本ですが、大規模な組織では、管理者がスクリプトなどを使って一括変更する場合もあります。

Q. ゲストを削除して再招待すれば、表示名も新しくできますか？

可能ですが、それまでの会話履歴などが引き継がれない場合があるため、通常は表示名の変更機能を使う方をおすすめします。