Teamsの会議で資料を見せながら説明したいとき、欠かせないのが「画面共有」機能です。基本的な操作自体はシンプルですが、「共有できるものの種類」や「音声も一緒に流したいとき」の設定を知らないと、思わぬところでつまずいてしまいます。今回は、Teamsの画面共有の基本を分かりやすく解説します。基本さえ押さえておけば、当日になって慌てることもなくなります。
この記事でわかること
- 画面共有の基本的な操作手順
- 共有できるコンテンツの種類
- 動画や音楽の音声も一緒に共有する方法
- 共有をスムーズに行うためのコツ
結論から言うと、画面共有は会議画面右上の「コンテンツを共有」から、共有したいものを選ぶだけで行えます。「画面全体」だけでなく、「特定のウィンドウ」や「PowerPoint」など、目的に応じて共有範囲を選べる点がポイントです。
1. 画面共有の基本操作
会議中に画面を共有する手順は、次の通りです。
- 会議画面の右上にある「コンテンツを共有」を選択する
- 共有したい項目（画面・ウィンドウ・PowerPoint Live・Whiteboardなど）を選ぶ
- 共有が始まると、画面上部などに共有中であることが表示される
- 共有を終えるときは「発表を停止」または「共有の停止」を選択する
これだけで、参加者全員に自分の画面を見せることができます。
2. 共有できるコンテンツの種類
「コンテンツを共有」を選ぶと、いくつかの選択肢が表示されます。それぞれの特徴を知っておくと、場面に応じて使い分けやすくなります。
- 画面（デスクトップ全体）：パソコンの画面すべてを共有します。複数の資料を切り替えながら説明したいときに向いています
- ウィンドウ：特定のアプリ（ExcelやWordなど）のウィンドウだけを共有します。デスクトップ上の他の通知やファイルを見られたくないときに安心です
- PowerPoint Live：PowerPointのスライドを共有しながら発表できる機能で、発表者用のノート表示など、プレゼンに便利な機能が使えます
- Microsoft Whiteboard：参加者と一緒に書き込みができるホワイトボードを共有します
- カメラのコンテンツ：手元の資料などをカメラで映して共有することもできます
「とりあえず画面全体」を選びがちですが、目的に合わせて種類を選ぶことで、より見せたい部分に集中してもらえます。
3. 「ウィンドウ」共有がおすすめな理由
特に、社内の通知やメールが画面に表示される可能性がある場合は、「画面全体」ではなく「ウィンドウ」を選んで、見せたいアプリだけを共有することをおすすめします。デスクトップ全体を共有していると、共有中に届いた通知やチャット内容が、意図せず参加者に見えてしまうことがあるためです。
4. 動画や音楽の音声も一緒に共有する方法
動画を再生しながら説明したい、音楽を流しながら発表したい、という場合には、通常の画面共有だけでは音声が相手に届きません。
そのようなときは、共有を開始する画面にある「コンピューターのサウンドを含める」というトグルスイッチをオンにしてから共有を始めましょう。これにより、自分のパソコンで再生している音声も、画面と一緒に参加者へ届けられます。
5. Macを使っている場合の注意点
Macでは、画面共有の前に「画面収録」の権限をTeamsに許可しておく必要があります。次の手順で確認しておきましょう。
- 画面左上の「Appleメニュー」を開く
- 「システム環境設定」を選択する
- 「セキュリティとプライバシー」→「プライバシー」タブを開く
- 「画面収録」の項目に「Microsoft Teams」が含まれているか確認する
この設定がオフになっていると、共有しようとしても画面が真っ暗になってしまうなど、うまく表示されないことがあります。Macで画面共有がうまくいかない場合は、まずこの権限設定を確認してみてください。
6. 共有中に相手の操作を許可する方法
説明しながら「ちょっと操作してみてもらえますか」とお願いしたい場面もあるかと思います。Teamsには、共有中の画面を相手に操作してもらえる「リモート制御」という機能もあります。共有画面のメニューから該当の相手に操作権限を付与することで、遠隔でもその場にいるように一緒に作業を進められます。頻繁に使う機能ではありませんが、トラブルシューティングを手伝ってもらう場面などで役立ちます。
7. 共有をスムーズに行うためのコツ
画面共有をスムーズに進めるために、次のような準備をしておくと安心です。
- 共有前に、不要なアプリやウィンドウは閉じておく
- 見せたくない通知（メールやチャットなど）は、一時的に通知をオフにしておく
- 資料はあらかじめ開いた状態にしておき、共有開始後にもたつかないようにする
- 共有終了を忘れずに、「発表を停止」を押す
特に最後の「共有終了を忘れる」は、意外とよくある失敗です。会議が終わった後も画面が共有されたままになっていないか、忘れずに確認しましょう。
8. 資料説明がぐっと伝わりやすくなる小技
画面共有をしながら説明するとき、マウスカーソルがどこを指しているのか相手に伝わりにくい、と感じたことはありませんか。そんなときは、説明したい部分の近くでカーソルをゆっくり動かしたり、資料内に矢印や囲み線を事前に入れておいたりするだけで、聞き手の理解がぐっとスムーズになります。特に文字が多いスライドでは、「今どこの話をしているか」を視覚的に示す工夫が効果的です。
9. 共有前の「見られたくない情報」チェックリスト
画面共有を始める前に、次の点をさっと確認しておくと安心です。
- デスクトップに個人的なファイルやショートカットが表示されていないか
- ブラウザのタブに、見せる必要のないページが開いていないか
- メールソフトやチャットアプリの通知が、画面上に表示される設定になっていないか
- パスワードなどが入力されたままの画面がないか
特に急いでいるときほど見落としがちなポイントです。会議の少し前に、この4点をチェックする習慣をつけておくと、うっかり見せたくない情報を共有してしまうミスを防げます。
10. 社外の方との会議で気をつけたいこと
取引先など社外の方が参加する会議で画面共有をする場合は、社内向けの会議以上に慎重な準備が必要です。社内の専門用語だけで書かれた資料や、他の取引先の情報が写り込んだファイルを誤って見せてしまうと、信頼関係に関わる問題になりかねません。社外向けの会議では、共有する資料をあらかじめ専用のフォルダにまとめておき、それ以外の画面は開かない、というルールを自分の中で決めておくと安心です。
まとめ
- 画面共有は「コンテンツを共有」から、共有したい項目を選ぶだけで簡単にできる
- 「画面全体」「ウィンドウ」「PowerPoint Live」など、目的に応じた選択肢がある
- プライバシーが気になる場合は、「画面全体」より「ウィンドウ」指定がおすすめ
- 動画や音楽を共有するときは「コンピューターのサウンドを含める」をオンにする
- Macでは事前に「画面収録」の権限設定を確認しておく
よくある質問（FAQ）
Q. 画面共有中に他の人も同時に発表できますか？
会議の設定や参加者の権限によって、発表者を交代したり、複数人が順番に共有したりすることが可能です。詳しい権限設定は会議のオプションから確認できます。
Q. スマートフォンからでも画面共有はできますか？
環境によって対応状況が異なる場合があります。基本的にはパソコンからの操作が最も安定して利用できます。
Q. 共有した内容は録画にも残りますか？
会議を録画している場合、共有した画面の内容もあわせて録画データに記録されます。録画・録画データの取り扱いについては、別記事もあわせてご覧ください。
Q. 共有中に別のアプリに切り替えても、共有し続けられますか？
「ウィンドウ」で特定のアプリを共有している場合、別のアプリに切り替えるとそちらは表示されません。複数のアプリを行き来しながら説明したい場合は、「画面全体」の共有を選んでおくとスムーズです。ただしその場合、見せたくない通知には注意しましょう。
基本操作さえ押さえておけば、画面共有はそれほど難しいものではありません。事前の準備を少し意識するだけで、会議当日もスムーズに進められるはずです。
