社外の取引先と大容量のファイルをやり取りしたいけれど、セキュリティが心配――そんな時に使える、企業向けの高度な共有テクニックを解説します。
この記事でわかること
- 有効期限付きリンクの設定方法
- ダウンロードを禁止する設定
- 組織全体でのセキュリティ管理機能
- 個人向けプランとの違い
結論から言うと、法人向けのOneDriveでは、共有リンクに有効期限を設定したり、ダウンロードを禁止して閲覧のみに制限したりと、社外共有をより安全に行うための機能が用意されています。
1. 有効期限付きリンクを設定する
- 共有したいファイルを選び、「共有」を選ぶ
- 詳細設定（リンクの設定）を開く
- 「有効期限を設定する」をオンにし、日付を指定する
期限を過ぎると、リンクは自動的に無効になります。一時的な情報共有に便利です。
2. ダウンロードを禁止する設定
相手にファイルの中身は見せたいが、手元にダウンロードされたくない場合は、「ダウンロードを禁止する」設定が使えます。この設定を有効にすると、相手はブラウザ上での閲覧のみとなり、ファイルの保存や印刷はできなくなります。
3. パスワード保護と組み合わせる
有効期限やダウンロード禁止に加えて、共有リンクにパスワードを設定することもできます。複数の対策を組み合わせることで、より安全な共有が可能になります。詳しくは、別記事「OneDriveの共有リンクにパスワードを設定する方法」をご覧ください。
4. 組織全体でのアクセス制御
管理者は、Microsoft Purviewの機密度ラベルやDLP（情報漏えい防止）ポリシーを使い、特定の種類の情報（個人情報や機密文書など）を含むファイルの外部共有を自動的に制限することができます。
5. 外部共有ポリシーの設定
組織の管理者は、外部共有を「全面的に許可」「特定のドメインのみ許可」「完全に禁止」など、ポリシーとして設定できます。自社のポリシーがどうなっているか、不明な場合は情報システム部門に確認しましょう。
6. 監査ログでアクセス状況を追跡する
誰が・いつ・どのファイルにアクセスしたかは、監査ログで確認できます。不審なアクセスがあった場合の検知や、事後の確認に役立ちます。
7. 個人向けプランとの違い
ここで紹介した高度な機能の多くは、法人向けMicrosoft 365ライセンスを前提としています。個人向けの無料OneDriveでは、有効期限やダウンロード禁止などの設定が利用できない場合があります。
8. 日常的な運用での心がけ
高度な機能を使う場合でも、基本は「必要な人にだけ、必要な範囲で共有する」という考え方です。定期的に共有状況を見直す習慣も大切です。別記事「OneDriveのアクセス許可を管理してセキュリティを守る方法」もあわせてご確認ください。
まとめ
- 法人向けOneDriveでは、有効期限付きリンクやダウンロード禁止設定が利用できる
- 組織全体では、DLPポリシーや外部共有ポリシーでの一元管理も可能
- 監査ログを使えば、アクセス状況を後から確認できる
- 個人向けプランでは一部機能が利用できない場合がある点に注意
よくある質問（FAQ）
Q. 個人向けの無料プランでも有効期限は設定できますか？
プランによって利用できる機能が異なるため、設定画面に項目が表示されない場合は、法人向けプランへの切り替えが必要になることがあります。
Q. 有効期限が切れたリンクは、再度有効にできますか？
新しく共有リンクを作り直す必要があります。
Q. 監査ログはどのくらいの期間保存されますか？
組織のプランやポリシーによって異なるため、詳細は管理者に確認することをおすすめします。
