経費の申請や、企画の承認をもらうために、メールや口頭でのやり取りを繰り返していませんか。今回は、Teamsで使える「承認機能（Approvals）」の使い方を解説します。
この記事でわかること
- 承認機能とは何か
- Teamsに追加する方法
- 承認依頼を作成する手順
- 承認・却下の流れ
結論から言うと、Approvalsは、社内の承認プロセスをTeams上で完結させられる公式アプリです。誰が・いつ・何を承認したかが記録として残るため、口頭やメールでのやり取りより管理がしやすくなります。
1. Approvalsを追加する方法
- Teamsの左側メニューから「アプリ」を選択する
- 検索欄に「承認」または「Approvals」と入力する
- 表示されたアプリを選択し、「追加」する
スマートフォン版でも、下部メニューの「その他」からアプリを検索し、同様に追加できます。
2. 承認依頼を作成する手順
- Approvalsのダッシュボードを開く
- 「新しい承認要求」を選択する
- タイトル、詳細内容、承認者を入力する
- 必要であれば、参考ファイルを添付する
- 送信する
複雑な設定は必要なく、基本的な項目を入力するだけで、簡単に承認依頼を作成できます。
3. 承認する側の操作
承認を求められた側には、Teams上に通知が届きます。
- 届いた通知から、承認依頼の内容を確認する
- 「承認」または「却下」を選択する
- 必要であれば、コメントを添えて回答する
通知から直接対応できるため、メールに埋もれて見落とす、といったことを防ぎやすくなります。
4. よく使う承認依頼はピン留めしておく
Approvalsのアプリは、左側メニューにピン留めしておくことができます。日常的に承認業務が発生するチームでは、あらかじめピン留めしておくと、毎回検索する手間を省けます。
5. 承認機能が向いている場面
Approvalsは、次のような場面で特に役立ちます。
- 経費精算や出張申請
- 企画書・稟議書の承認
- 休暇申請
- 簡易的な発注確認
正式な基幹システムを使うほどではない、日常的な社内手続きの効率化に向いています。
6. 承認履歴の確認
過去に行った承認・依頼の履歴は、Approvalsのダッシュボードからいつでも振り返ることができます。「あの件、いつ承認したっけ」という確認も、メールを遡らずに済みます。
7. 導入前に検討しておきたいこと
Approvalsを本格的に業務フローへ組み込む前に、次の点も確認しておくと安心です。
- 既存の正式な承認プロセス（経理システムなど）と重複しないか
- 承認の証跡として、法的・監査的に十分な記録が残る仕組みになっているか
- 組織の重要な意思決定には、別途正式な手続きが必要でないか
日常的な簡易承認には便利な一方、金額の大きい取引や重要な契約に関わる承認は、既存の正式な仕組みとあわせて運用することをおすすめします。
8. 紙の稟議書からの移行を検討しているチームへ
これまで紙やハンコでの稟議書を使ってきたチームがApprovalsに移行する場合、最初は「本当にこれで正式な承認になるのか」と不安に感じることもあるでしょう。移行の際は、まず影響の小さい日常的な申請（備品購入など）から試験的に導入し、運用に慣れてから重要な稟議にも広げていく、という段階的な進め方がおすすめです。
9. チームでの活用ルールを決めておく
Approvalsは自由度が高い分、使い方が人によってバラバラになりがちです。「どんな内容はApprovalsで、どんな内容は正式な社内システムで申請するか」をチームであらかじめ決めておくことで、混乱なく運用できるようになります。
まとめ
- Approvalsは、Teams上で承認プロセスを完結できる公式アプリ
- 「アプリ」から検索して追加し、「新しい承認要求」から依頼を作成する
- 承認者には通知が届き、その場で承認・却下ができる
- 日常的な簡易承認に向いており、重要な意思決定は別途正式な手続きも検討する
よくある質問（FAQ）
Q. 複数人の承認が必要な場合も対応できますか？
はい、複数の承認者を指定して、それぞれの承認状況を確認できます。
Q. 承認依頼をテンプレート化することはできますか？
繰り返し使う承認パターンがある場合、過去の依頼を参考に作成すると効率的です。
Q. モバイル版でも同じように使えますか？
はい、スマートフォンアプリからも承認依頼の作成・確認が可能です。
