会社の取引先など、組織外の相手とGoogleDrive上のファイルを共有したい――そんな時に知っておきたいセキュリティ対策を解説します。
この記事でわかること
- 外部共有の基本的な考え方
- より安全な共有方法
- 組織アカウントでの制限設定
- 共有ドライブ単位での管理
結論から言うと、URLを知っていれば誰でもアクセスできる「リンクを知っている全員」よりも、メールアドレスを指定する「特定のユーザーと共有」の方が、情報漏えいのリスクを抑えられます。
1. 「特定のユーザーと共有」を基本にする
外部の相手と共有する際は、共有範囲を「特定のユーザーのみ」に設定し、相手のメールアドレスを指定しましょう。これにより、URLが第三者に渡っても、権限のない人はアクセスできません。
2. 編集者権限のリスク
外部の相手に編集者権限を与えると、相手が共有設定そのものを変更できてしまうことがあります。社外共有では、閲覧者やコメント可の権限にとどめることも検討しましょう。
3. 組織アカウントでの制限設定
会社のGoogle Workspaceアカウントでは、管理者が管理コンソールから、以下のような制限を設定できます。
- 編集者による共有設定の変更を無効化する
- 外部共有を、許可リストに登録済みのドメインのみに制限する
4. 共有ドライブ単位での外部共有制限
共有ドライブでは、ドライブ単位で外部共有の可否を個別に設定できます。機密性の高いプロジェクトの共有ドライブは、外部共有自体を禁止しておくと安心です。
5. 共有前のチェックリスト
- 本当に外部共有が必要なファイルか、再確認する
- 共有範囲を「特定のユーザーのみ」にしているか
- 付与する権限は、必要最小限になっているか
6. パスワード保護との組み合わせ
より高いセキュリティが必要な場合は、共有リンクにパスワードを設定する方法も組み合わせられます。詳しくは、別記事「GoogleDriveでファイルを保護する方法｜パスワード設定はできる？」もご確認ください。
7. 共有後の見直し
プロジェクトが終了したら、外部の相手への共有を忘れずに解除しましょう。定期的な見直しが、情報漏えいを防ぐポイントです。
8. 組織のポリシーを確認する
会社によっては、外部共有そのものが制限されている場合があります。取引先とのやり取りが必要な場合は、事前に情報システム部門にルールを確認しておきましょう。
まとめ
- 外部共有は「特定のユーザーのみ」を基本にする
- 編集者権限は、社外の相手には慎重に付与する
- 組織アカウントでは、管理者による一元的な制限設定が可能
- 共有ドライブ単位でも、外部共有の可否を管理できる
よくある質問（FAQ）
Q. 個人アカウントでも、外部共有の制限はできますか？
個人アカウントには、組織アカウントのような一元的な管理機能はありません。共有時の設定を、自分自身で慎重に行う必要があります。
Q. 外部共有したファイルは、後から追跡できますか？
組織アカウントであれば、管理者が監査ログから確認できる場合があります。
Q. 一度共有した相手の権限を、途中で変更できますか？
はい、共有設定画面からいつでも権限を変更・解除できます。
