チームでファイルを一元管理できる「共有ドライブ」を作りたい――そんな時の作成方法と、メリット・デメリットを解説します。
この記事でわかること
- 共有ドライブの作成手順
- マイドライブとの違い
- 共有ドライブのメリット
- 導入する際のデメリット・注意点
結論から言うと、共有ドライブは「共有ドライブ」の一覧から「新規」を選び、名前を入力するだけで作成できます。ただし、利用には組織向けのGoogle Workspaceプランが必要です。
1. 共有ドライブを作成する手順
- drive.google.comの左メニューから「共有ドライブ」を選ぶ
- 「新規」を選ぶ
- ドライブ名を入力する
- 「作成」を選ぶ
2. マイドライブとの決定的な違い
マイドライブは、個人が「オーナー」としてファイルを所有する仕組みです。一方、共有ドライブは「チーム（組織）」がファイルを所有する形になり、メンバーが退職・異動しても、ファイルはそのまま共有ドライブに残ります。
3. 共有ドライブのメリット
- メンバーの入れ替わりがあっても、ファイルが消えない
- チーム全体で統一されたフォルダー構成を維持しやすい
- 権限管理が、個人所有のファイルより体系的に行える
4. 共有ドライブのデメリット・注意点
- 利用には、組織向けのGoogle Workspaceプラン（Business Standard以上が目安）が必要
- 個人の無料Gmailアカウントでは作成できない
- 権限体系が、マイドライブとは異なり慣れが必要
5. メンバーを追加する
- 作成した共有ドライブを開く
- 「メンバーを管理」を選ぶ
- 追加したいメンバーのメールアドレスと権限を指定する
6. 権限の種類
共有ドライブには、「管理者」「コンテンツ管理者」「投稿者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」という、マイドライブとは異なる5段階の権限体系があります。詳しくは、別記事「GoogleDriveのアクセス権の種類と特徴を整理」もご確認ください。
7. マイドライブから共有ドライブへの移行
すでにマイドライブで管理しているファイルを、共有ドライブに移したい場合は、ファイルをコピーまたは移動することで対応できます。ただし、移動には一定の権限が必要です。
8. どんな場面で共有ドライブが向いているか
部署やプロジェクトチームなど、複数人で継続的にファイルを管理する場面では、共有ドライブの導入が特に効果を発揮します。
まとめ
- 共有ドライブは「共有ドライブ→新規」から簡単に作成できる
- マイドライブと異なり、組織がファイルを所有する形になる
- メンバーの入れ替わりに強い一方、組織向けプランが必要
- チームでの継続的なファイル管理に向いている
よくある質問（FAQ）
Q. 個人アカウントでも、共有ドライブに招待されればアクセスできますか？
組織の設定によりますが、招待されたメンバーとしてアクセスできる場合があります。
Q. 共有ドライブは、いくつでも作成できますか？
組織のプランによって、作成できる数に制限がある場合があります。
Q. 共有ドライブを削除すると、中のファイルはどうなりますか？
管理者権限で削除すると、中のファイルも含めて削除されるため、慎重に操作しましょう。
