※イメージ画像です（AIにより生成）
結論から言うと、Teams Copilotは議事録作成だけでなく、会議中のリアルタイムな情報整理や、遅れて参加した際の状況把握、アクション項目の抽出など、幅広い場面で日常的に活用できます。会議前・会議中・会議後のそれぞれのタイミングで、異なる形でCopilotの力を借りられるのが特徴で、うまく使いこなすことで会議にまつわる負担を大きく減らすことができます。
この記事でわかること
- 会議中に活用できる機能
- 遅れて参加したときの活用方法
- アクション項目の整理方法
- 会議以外での活用シーン
1. 会議中に活用できる機能
- 未解決の質問のリストアップ: 会議中に出た質問のうち、まだ回答されていないものを漏れなく一覧化してもらえます
- 主なアイデアの一覧表示: 議論の中で出たアイデアや意見を整理して見やすく表示してもらうことができます
- リアルタイムでの要約確認: 会議の進行中に「これまでの会議を要約して」と入力するだけで、その時点までの内容をわかりやすく要約して確認できます
- チャット欄からの質問対応: 会議中でも、チャット欄からCopilotに質問を投げかけることで、発言を止めることなくその場で必要な情報を確認できます
2. 遅れて参加したときの活用方法
会議に遅れて参加した場合や、途中から別の用事で離席していた場合でも、Copilotに「これまでの会議の内容を教えて」と尋ねることで、それまでの議論の流れを素早く正確に把握できます。会議の内容を一から聞き直す必要がなくなり、周囲に気兼ねすることなくスムーズに議論に合流しやすくなります。特に部署をまたいだ会議など、他の参加者に確認しづらい場面では、こうした機能が特に重宝されます。
3. アクション項目の整理方法
会議中に決まったタスクや対応事項は、記憶が新しいうちに整理しておくことがとても大切です。「この会議で出たタスクを一覧にして」と依頼することで、誰が何をいつまでに行うかといった内容をわかりやすく整理してもらえます。会議後にあらためて振り返る手間を減らせるだけでなく、対応漏れを未然に防ぐ効果も期待できます。
4. 会議以外での活用シーン
- チャットでの質問対応: 会議とは関係なく、Teamsのチャット機能からCopilotに業務上の質問をいつでも気軽に投げかけることもできます
- チームの活動状況の把握: プロジェクトチームのやり取りの中から、最近の進捗状況を素早く要約してもらうといった使い方もできます
- 「会議中のみ」モードでの利用: 会議を録画したくない場合でも、「会議中のみ」の設定にすることで、記録をあとに残さずにCopilotの機能を利用できる場合があります
5. 活用シーン別の具体例
- 定例会議での活用: 毎週の定例会議で、前回からの変更点や新しく出た論点をCopilotに整理してもらうことで、参加者全員が状況をすぐに把握しやすくなります
- 多人数が参加する会議での活用: 発言者が多く議論が複雑になりがちな会議では、リアルタイムでの要約機能が特に大きな力を発揮します
- 複数のプロジェクトを掛け持ちしている場合の活用: 会議に出席できなかった際、後からCopilotに要点を確認することで、複数の会議の内容を効率よく無理なく把握できます
- 社内研修・勉強会での活用: 参加者からの質問や、まだ回答されていない疑問点を一覧化することで、フォローアップの漏れを未然に防げます
6. 効果的に使うためのコツ
- 具体的な質問を投げかける: 「要約して」だけでなく、「決定事項だけを教えて」「次回までの宿題を教えて」のように、目的を絞った質問をすると、より的確でわかりやすい回答を得やすくなります
- 会議の節目で活用する: 議題が変わるタイミングや、会議の終盤など、区切りの良いタイミングで要約を依頼すると、内容をより整理しやすくなります
- チャット履歴と組み合わせて確認する: Copilotの回答だけに頼らず、実際のチャット履歴や録画ともあわせて確認することで、より正確な情報把握につながります
- 他のCopilot機能と組み合わせる: Teamsで整理した内容を、Outlookでのメール作成やWordでの文書作成に活用することで、一連の業務フロー全体を効率化できます
まとめ
- Teams Copilotは、議事録作成以外にも会議中のリアルタイムな情報整理に活用できる
- 遅れて参加した際も、それまでの内容を素早く把握できる
- 会議で決まったタスクを一覧化することで、対応漏れを防ぎやすくなる
- 会議以外のチャットでの質問対応など、活用範囲は幅広い
よくある質問（FAQ）
Q. 会議を録画していなくても、要約機能は使えますか？
「会議中のみ」モードなど、録画を残さない形での利用も可能な場合があります。詳細な仕様は組織の設定によって異なることがあるため、確認しておくとよいでしょう。
Q. リアルタイムでの要約は、会議中いつでも呼び出せますか？
会議の進行中であれば、基本的にいつでもチャット欄から要約を依頼できます。長時間の会議の途中で内容を整理したいときにも便利です。
Q. アクション項目の整理は、担当者の割り当てまで自動でできますか？
会議中の発言内容から担当者らしき情報を抽出してくれる場合がありますが、正確な割り当てはあらためて自分で確認・修正することをおすすめします。
Q. Teams Copilotと他のOfficeアプリのCopilotは連携していますか？
はい、Teamsで整理した内容をもとに、Outlookでの報告メール作成や、Wordでの議事録の下書き作成に活用するといった連携も可能です。詳しくは別記事「Outlook Copilotの使い方（メール作成・返信）」も参考にしてください。
Q. 社外との会議でも同じように使えますか？
基本的な機能は社外との会議でも利用できますが、組織のセキュリティポリシーや、参加者の設定によって利用できる範囲が異なる場合があります。
Q. Copilotが要約した内容と、実際の発言に食い違いがある場合はどうすればいいですか？
AIによる要約は非常に便利ですが、完璧とは限りません。重要な決定事項については、録画や議事録の原文とあわせて確認することをおすすめします。
Q. 参加人数が少ない会議でも活用する価値はありますか？
もちろんあります。少人数の会議でも、タスクの整理や決定事項の記録に活用することで、後から内容を振り返る際の手間を減らせます。
Q. 英語での会議でもリアルタイム要約は使えますか？
多言語対応が進んでいるため、英語を含む複数の言語での会議にも対応している場合があります。詳細な対応言語は公式ドキュメントで確認してください。
Q. Copilotの利用は会議の参加者全員に通知されますか？
利用状況の表示については、組織やアプリのバージョンによって仕様が異なる場合があります。社外との会議などデリケートな場面では、事前に利用の有無を伝えておくと安心です。
7. 導入企業でよく見られる活用パターン
実際にTeams Copilotを導入している企業では、次のような活用パターンがよく見られます。
- プロジェクトマネージャーによる進捗管理: 複数のプロジェクトを掛け持ちするマネージャーが、それぞれの会議の要点とタスクをCopilotで整理し、抜け漏れのない進捗管理に日々役立てています
- 営業チームでの商談振り返り: 商談の会議内容を要約し、次のアクションを整理することで、フォローアップの質を高めています
- カスタマーサポートチームでの情報共有: 顧客対応に関する会議の内容を素早く整理し、関係者間での情報共有をよりスムーズにしています
こうした活用パターンを参考に、自分の業務内容にあわせた活用方法を見つけていくとよいでしょう。同じ職種であっても、扱う情報の種類や会議の進め方によって、効果的な活用の仕方は少しずつ異なります。まずは他部署の事例を参考にしつつ、自分のチームに合わせた使い方を模索していくことをおすすめします。
8. 議事録作成以外の価値を実感するために
多くの方がTeams Copilotを「議事録を自動で作ってくれる機能」として認識していますが、実際にはそれ以上の価値を持つツールです。会議中のリアルタイムな情報整理や、遅れて参加した際のキャッチアップ、タスクの抽出といった機能を活用することで、会議そのものの生産性を高めることができます。まずは議事録作成機能から使い始めた方も、少しずつ他の機能にも目を向けてみることで、Teams Copilotの本当の価値を実感しやすくなるでしょう。
9. 会議文化そのものを見直すきっかけに
Teams Copilotを活用していく中で、「そもそも、この会議は全員が参加する必要があったのか」といった、会議のあり方自体を見直すきっかけになることもあります。Copilotによって会議の要点を後から簡単に把握できるようになると、必ずしも全員がリアルタイムで参加する必要がない会議も見えてくるようになります。こうした気づきを積み重ねることで、会議の開催頻度や参加人数、時間配分といった、組織全体の会議文化を見直す機会にもつながっていくかもしれません。ツールの活用にとどまらず、働き方そのものを見直すきっかけとして捉えてみるのも、ひとつの有意義な視点といえるでしょう。実際に、会議の参加者を絞り込み、代わりにCopilotが整理した要約を関係者に共有するという運用に切り替えたことで、会議時間そのものを削減できたという事例も報告されています。ツールを導入すること自体が目的ではなく、その先にある働き方の改善までを見据えて活用していくことが、長期的には大きな効果につながっていくでしょう。
※本記事の内容は執筆時点の一般的な情報です。最新の機能・操作手順は公式ドキュメントでご確認ください。
